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La gestion déléguée des impressions Brother, un atout pour les crèches

Les imprimantes tiennent une place à part entière dans le quotidien des centres Elbkinder à Hambourg. Malgré l’omniprésence de la digitalisation, ces garderies ont toujours besoin d’imprimer et de scanner de nombreux documents importants. Dans cette optique, se doter d'équipements professionnels multifonctions performants et prenant en charge des formats différents est essentiel.

Par ailleurs, il convient d’apporter un soin tout particulier à la qualité des impressions, notamment pour les présentations aux « couleurs d’Elbkinder ». Il est primordial de créer un rendu visuel positif, nous explique M. Kevin Einig, Représentant administratif de la garderie Schwebengrund à Hambourg qui accueille environ 190 enfants.

Fiabilité et durabilité, deux facteurs déterminants

Des imprimantes multifonctions défectueuses ou défaillantes entraîneraient des problèmes majeurs dans les jardins d’enfants Elbkinder : s’il est impossible d’imprimer les documents importants et les factures pour la direction, c’est tout le flux de travail qui s’interrompt. Pour les cas extrêmes, il y a bien une imprimante laser, mais celle-ci ne livre plus la qualité d’impression attendue. Pour toutes ces raisons, les employés doivent pouvoir compter sur des imprimantes fiables.

Chaque jour, la quantité de documents à imprimer chez Elbkinder est importante. De ce fait, ces structures exigent des équipements qui répondent à certaines normes environnementales tout en maintenant l’émission de particules fines au plus bas, car une meilleure qualité de l’air profite aussi bien au personnel qu’aux enfants. Autant d’objectifs auxquels seules des imprimantes efficaces et peu polluantes peuvent prétendre. 

Connectivités avancées

Les établissements comme Elbkinder demandent beaucoup de leurs systèmes d'impression. La technologie doit en effet les aider à optimiser leur quotidien pour répondre à des besoins spécifiques. À ce titre, certains modèles, comme leur imprimante jet d’encre HP, n’étaient plus en mesure de suivre le rythme des impressions et souffraient de dysfonctionnements techniques récurrents.

M. Einig a été séduit par les modèles MFC-J5930DW et MFC-J6935DW de Brother qui correspondaient davantage aux exigences des centres. Il était en effet à la recherche de nouveaux modèles compatibles Wi-Fi pour que le personnel puisse imprimer depuis un smartphone ou une tablette. Certaines garderies ont lancé des projets pilotes pour intégration d’une connexion Wi-Fi au réseau administratif, notamment à partir d’iPads. Toutefois, cette démarche ne s’est pas encore généralisée à l’ensemble des centres en raison des règlements relatifs à la protection des données.

Une qualité qui séduit  

L’excellent rapport qualité/prix n’a pas été le seul argument en faveur des modèles MFC-J5930DW et MFC-J6935DW : les relations avec le service technico-commercial de Brother ont elles aussi été cruciales. « D’autres prestataires ne proposent tout simplement pas une telle assistance », explique M. Einig. Même si elle n’a toujours pas eu à y faire appel, l’entreprise s’est penchée sur les services couverts par la garantie afin de faire son choix.

Autre critère déterminant : la simplicité et l’ergonomie des appareils en fonctionnement. Il est devenu bien plus facile de remplacer les cartouches, notamment pour les utilisateurs moins friands de technologie.

Les options avancées de gestion du papier dans les multifonctions ont également répondu aux besoins spécifiques du personnel avec l'impression, le scan, la copie et le fax de documents allant jusqu'au format A3. Il en résulte une excellente qualité d'impression à bas coût.

Le personnel apprécie tout particulièrement les fonctions « Scan to Email » et « Scan to Folder » proposées par Brother, grâce auxquelles il est possible d’envoyer directement depuis l’imprimante des e-mails avec les documents scannés. Enfin, la machine est aussi capable de garder en mémoire les documents scannés au format PDF pour en faciliter la réimpression ultérieure.

Une impression encore plus flexible

Le principe de la gestion déléguée des impressions (MPS) de Brother est pensé pour réduire et simplifier la charge de travail des crèches en leur associant la livraison automatique des consommables.

Dès que le niveau d’encre d’une cartouche passe en dessous d’un certain seuil, l'imprimante déclenche automatiquement une commande et la nouvelle cartouche est expédiée au bon centre. Résultat : la bonne garderie reçoit la cartouche adéquate au bon moment et ne voit jamais son flux d’impression interrompu. La maintenance assurée par les représentants du service de Brother est également incluse, ce qui protège l’utilisateur de tout coût supplémentaire.

Brother a tant confiance en la qualité de ses produits que, conformément à sa devise « At your side », ceux-ci sont assortis d’une garantie sur site permettant d'offrir une tranquillité d’esprit totale à ses clients.

Brother, un allié au quotidien

Les appareils Brother sont déployés dans les crèches Elbkinder depuis février 2017, permettant aux membres de son personnel d'accéder à des fonctionnalités plus avancées. Avec l'option intégrée de livraison automatique, la seule chose qu’il reste à faire est de remplacer les cartouches d’encre usagées par celles livrées et... de se consacrer à la garde et à l’encadrement des enfants.

Enfin, les imprimantes multifonctions MFC-J5930DW et MFC-J6935DW ont permis aux garderies allemandes de répondre à tous les standards de qualité voulus. Désormais, même les formats d’impression les plus variés s’impriment sans problème. Ces nouveaux modèles embarquent tout ce dont une entreprise comme Elbkinder a besoin pour disposer du meilleur matériel d’impression possible, au quotidien. « Les commandes sont simples, explicites et ergonomiques », conclut M. Einig.