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La CRAMIF choisit Brother pour équiper ses Assistants de Service Social en scanners mobiles

Pour faciliter le travail des Assistants de Service social en déplacement et prendre en charge plus rapidement un public fragilisé par la maladie, le handicap et le vieillissement, la Caisse Régionale d’Assurance Maladie d’Île-de-France (CRAMIF) a déployé en 2016 et 2017 des scanners mobiles de la marque Brother. La CRAMIF est l’un des premiers organismes de la branche maladie à proposer à son personnel itinérant ce type d’équipements.

Des documents sensibles à manipuler en situation de mobilité

Le service social de la CRAMIF représente environ 700 personnes dont 300 Assistants de Service social (ASS). Ces derniers se déplacent souvent au domicile des assurés ou dans des permanences administratives (en mairie ou centre de santé). Or, ces lieux ne disposent pas toujours d’équipements adaptés pour réaliser les copies de justificatifs nécessaires aux demandes d’aides sociales. 

Avant la mise en place des scanners mobiles DS-820W de Brother, les ASS emportaient avec eux des documents originaux, du type avis d’imposition et bulletins de salaires, ou demandaient aux assurés de les envoyer par courrier afin de les scanner ou les copier au bureau. Les documents originaux étaient ensuite restitués en mains propres ou par voie postale.

Cette situation posait plusieurs problèmes : risque d’égarement de documents confidentiels, coûts générés par les envois postaux ou encore, les copies et enfin, perte de temps dans le traitement des dossiers de prestations sociales.

A la recherche de scanners mobiles, efficaces et simples d'utilisation

En 2016, la Direction de la Logistique et de la Relation Client de la CRAMIF et le service informatique se sont interrogés sur la possibilité de mettre à disposition des ASS du matériel mobile. Brother, spécialiste du partage et de la gestion de l’information et du document, propose alors à l’organisme de tester plusieurs modèles de scanners. Utilisation, confidentialité, poids, interface, fiabilité, qualité d’image sont autant de critères qui ont été passés au crible. 

« Il fallait que ce soit très efficace tout de suite et que la démarche soit bien perçue et acceptée par les Assistantes de Service Social, parfois prudentes face à l’utilisation de nouveaux outils. Trouver un scanner facile à utiliser en situation de face-à-face avec l’assuré représentait un petit challenge pour nous », explique Christine BOUGUEREAU, Conseillère de direction Action Sanitaire et Sociale et Autonomie au sein de la CRAMIF.

Performant et parfaitement adapté à un usage mobile, le scanner portable DS-820W a séduit la CRAMIF qui a commandé 320 unités auprès de la centrale d’achat UGAP (Union des Groupements d’Achats Publics). Les scanners ont été déployés en deux temps sur les 37 sites d’Île-de-France : 250 en 2016 et 70 en 2017

La CRAMIF, satisfaite des scanners mobiles Brother

Après deux ans d’utilisation, la CRAMIF a constaté une baisse de 10% des impressions et une amélioration au niveau de la prise en charge des assurés. Grâce à cette solution, les ASS peuvent désormais demander davantage de pièces justificatives sans craindre de les perdre. De plus, les dossiers des assurés, dont la situation est parfois précaire, sont traités plus rapidement.

« J’utilise les scanners portables depuis mon arrivée à la CRAMIF en juin 2017 et cela me fait vraiment gagner du temps. J’utilise principalement la fonction numérisation au format PDF et c’est très facile : on allume, on scanne et on recharge de temps en temps car la batterie tient bien. C’est pratique et assez léger », confie Hélène TERRANCLE, Assistante de Service Social sur les Xe et XIXe arrondissements de Paris. Elle ajoute : « Les assurés sont contents que je ne prenne pas avec moi leurs originaux, surtout les personnes âgées qui peuvent se montrer méfiantes, ce que je comprends ».

« La CNAM et les autres CARSAT (Caisse d'Assurance Retraite et de la Santé Au Travail) nous interrogent souvent sur notre équipement car nous avons maintenant 2 ans de recul sur l’utilisation de ces scanners et le niveau de satisfaction reste très bon aussi bien du côté des Assistantes de Service Social que du côté de nos assurés », se félicite Christine BOUGUEREAU.

Vers plus de connexions itinérantes en temps réel

La CRAMIF continue à chercher des solutions innovantes et à généraliser l’usage d’équipements mobiles. A ce jour, les ASS ne peuvent pas, pour des raisons de sécurité, utiliser la connectivité Wi-Fi des scanners DS-820W afin de prévisualiser le rendu de la numérisation et d’enregistrer rapidement les fichiers. Ainsi, ils enregistrent les éléments sur la carte SD, les transfèrent directement sur leur ordinateur portable pendant le rendez-vous puis saisissent les documents dans l’outil métier de l’Assurance Maladie de retour au bureau.

« L’idéal serait de pouvoir scanner les documents et de les enregistrer immédiatement dans l’outil métier avec une connexion VPN », explique Christine BOUGUEREAU.

« C’est en cours ! Un tiers des AS disposent déjà d’un VPN afin d’accéder de manière sécurisée au système d’information de l’Assurance Maladie, nous devons à présent déployer les deux tiers restants », précise Vincent VAN BIESBROECK, Responsable du Département Architecture des systèmes informatiques de la CRAMIF.