20 avantages méconnus en matière de numérisation de documents

Les coûts associés à la gestion des documents sont rarement pris en compte et ceux-ci ne sont pourtant pas négligeables. Voici quelques informations clés pour vous donner une idée⁽¹⁾ :

• Plus de 90 % des informations imprimées sur papier sont conservées dans des classeurs ;
• Un document est en moyenne copié 19 fois ;
• Chaque jour, 1 milliard de photocopies sont effectuées dans le monde ;
• Les employés travaillant au sein d'un environnement de travail papier consacrent la moitié de leur journée à gérer des documents et à saisir des données administratives. 

Il ne faut pas non plus oublier de mentionner d'autres coûts « cachés », liés à la perte de documents et / ou leur récupération ultérieure, à la sécurité et à la gestion des risques.

Les bénéfices liés à la numérisation des documents ne font donc aucun doute. Toutefois, la digitalisation des documents n'est pas exclusive aux entreprises. Toute personne souhaitant numériser et archiver des informations importantes, telles que des documents personnels, des factures d'achat, des pièces d'identité ou des copies de documents ou de photographies, peut également le faire pour son propre compte. 

Cela dit, les scanners coexisteront toujours aux côtés des équipements d’impression, en raison de notre attachement au papier mais aussi de procédures qui ne peuvent être effectuées intégralement en numérique. En respectant la place de chaque technologie, nous avons compilé les 20 avantages de la numérisation de documents :

1. Un accès aux documents facilité.
2. La recherche et la consultation des informations sont plus rapides.
3. Une fois numérisé, le support physique du document est préservé.
4. Ce processus garantit la conservation du document.
5. La numérisation peut également permettre d'améliorer la qualité des images issus de documents détériorés.
6. Contrairement au papier, les images numériques ne se décolorent pas et ne se détériorent pas avec le temps.
7. On peut intégrer facilement des images ou des informations au sein de n'importe quel document numérisé.
8. Un fichier numérique peut instantanément être partagé en ligne via des outils de communication comme les réseaux sociaux, les boîtes de messagerie ou le cloud.
9. Les copies exactes de documents originaux peuvent être imprimées à tout moment et via n'importe quelle imprimante.
10. Les informations numérisées peuvent être modifiées et converties en différents formats.
11. Un même document numérique peut être consulté simultanément par plusieurs utilisateurs à la fois.
12. Ce process optimise l'efficacité du travail au quotidien en augmentant la productivité des employés.
13. La digitalisation des documents facilite leur diffusion immédiate en ligne, sans qu'il soit nécessaire d'envoyer de copies physiques ou d'attendre la confirmation de leur réception.
14. Digitaliser ses documents papier permet de mieux structurer les informations pour une meilleure prise de décision.
15. Cela permet également de corriger certaines erreurs présentes dans les documents originaux.
16. L'accès aux informations bénéficie également d'une sécurité renforcée, via la possibilité d'utiliser un mot de passe personnel ou des systèmes de gestion de profil. Ainsi, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents numérisés.
17. L'espace physique utilisé pour le stockage et l'archivage des fichiers papier est réduit.
18. Quitter son bureau et perdre du temps à localiser un document spécifique n'est plus nécessaire. Vous pouvez y accéder depuis votre ordinateur, le cas échéant via un moteur de recherche intégré à votre interface de gestion documentaire.
19. Les documents numérisés peuvent servir de copie de sauvegarde, évitant ainsi l'usure des supports originaux.
20. La numérisation des documents est plus en phase avec le développement durable car elle contribue à réduire la pollution générée par le papier.

Pour toutes ces raisons, transformer un document papier en support numérique, accessible depuis un ordinateur ou un appareil mobile, à l'aide d'un scanner, offre de réels bénéfices pour les professionnels travaillant en entreprise et au sein des administrations ! 

Sources 

 ⁽¹⁾ Forrester's Asset Intelligence Model (AIM), Star Securities, le Département du Travail des États-Unis.