Une scène de bureau hybride montre un équipement de télétravail, comprenant un ordinateur portable, une lampe, un bureau, des dossiers et des articles de papeterie.

Rationaliser les achats informatiques dans un monde de télétravail

Ces deux dernières années, le monde du travail a changé de manière dramatique. Avec une transformation digitale accélérée et de nouveaux processus de travail adaptés à la hâte, nous naviguons tous dans un nouveau paysage commercial.


Pour comprendre ces changements, nous avons interrogé des employés de PME à travers l'Europe sur leurs expériences de télétravail avant et pendant la pandémie.

Notre enquête nous indique qu'avant la pandémie, 58 % des répondants travaillaient au bureau à temps plein et 36,5 % en mode hybride ou exclusivement à domicile. La pandémie a considérablement modifié ce point de vue puisque 21 % seulement des personnes interrogées travaillent au bureau et que le nombre de personnes travaillant à domicile à plein temps ou combinant travail au bureau et télétravail a doublé pour atteindre 73 %.

Ce nouveau monde, où le travail hybride devient la norme, met les responsables des achats face à un casse-tête : qui est responsable de l'approvisionnement, de l'achat, de la gestion et de l'entretien de l'équipement dont les gens ont besoin pour travailler de manière efficace et productive ?

Qui est responsable des achats informatiques ?


L'accord-cadre européen sur le télétravail n'est pas très clair. Il stipule que les employeurs sont responsables de fournir, d'installer et d'assurer l'entretien des équipements, à moins que les employés n'utilisent leur propre équipement.

Dans toute l'Europe, notre enquête a révélé que plus de 80 % des employés pensent que leur employeur devrait fournir une imprimante ou un scanner pour le télétravail. Cependant, moins de 25 % des répondants ont fourni l'un ou l'autre.
En effet, trois quarts des employés travaillant à domicile ont déclaré qu'ils utilisaient une imprimante qu'ils avaient achetée eux-mêmes avant ou pendant la pandémie, et près de 60 % utilisent leur propre scanner.

Les entreprises doivent donc se fier à une sélection aléatoire d'équipements achetés, souvent à la hâte, pour assurer la continuité des activités, en dehors de toute politique d'achat.

Gestion de vos achats d'équipements


Au moment de déclarer les achats d'équipements liés au travail à domicile, il y a toujours le risque que certains aient dépensé le minimum requis pour travailler. Toutefois, il y aura également un certain nombre d'employés, à la fois à la maison et au bureau, qui utiliseront des équipements acquis via les canaux habituels d'approvisionnement informatique.

Dans ce scénario, le fait que certains appareils sont mieux adaptés à la tâche que d'autres pourrait entraîner une disparité de performance tant au niveau des équipements que des employés.

L'équipement des télétravailleurs en dehors de la politique d'achat soulève également la question de savoir qui supporte les coûts et assure le suivi des volumes d'impression et des commandes de consommables ? L'achat décentralisé d'imprimantes et de consommables en tant que frais liés au télétravail alourdit la charge administrative de l'entreprise, tout comme les coûts/risques liés aux dysfonctionnements ou à la maintenance des équipements.

Alors comment les entreprises rationalisent-elles leur processus d'achat ?

Gardez le contrôle sur vos achats informatiques


Plus que jamais, les entreprises doivent évaluer soigneusement le matériel utilisé par leurs équipes et réfléchir à la manière dont elles prennent leurs décisions de politique d'achat pour tous les employés, quel que soit leur lieu de travail. Cela devient particulièrement difficile à gérer lorsque les employés utilisent un large éventail d'appareils personnels.

Afin d'éviter les écueils liés à l'utilisation par les collaborateurs de leur propre équipement, nous préconisons une politique d'achat stratégique qui permette d'installer, de contrôler et de gérer tous les appareils à distance. Si l'idée de décentraliser vos processus de gestion de documents vous semble complexe et effrayante, pas d'inquiétudes : il existe une solution.

Les services de gestion des impressions (MPS) pour vous aider


Les services de gestion des impressions (MPS) permettent de rationaliser l'achat d'équipements sur plusieurs sites et de le rendre plus rentable.

Plutôt que d'essayer de gérer les budgets et les ressources sur plusieurs sites et une gamme variée d'équipements, les services MPS offrent cohérence et transparence en contrôlant chaque imprimante de votre parc, quel que soit son emplacement, et en optimisant votre infrastructure d'impression pour en tirer le meilleur.

De plus, les services de gestion des impressions réduisent les dépenses liées au télétravail : les alertes automatiques associées aux consommables entraînent l'envoi de cartouches d'encre au fur et à mesure des besoins, que ce soit au bureau ou directement à domicile.

Pour découvrir comment les services d'impression de Brother peuvent vous aider à mieux gérer l'achat, la gestion, la maintenance et le coût de vos équipements tout en évoluant sereinement dans un monde où le travail hybride devient la norme, consultez nos solutions MPS.

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