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Choisir la technologie la plus adaptée : quelques conseils à destination des PME

  • 5 minutes de lecture

En investissant judicieusement dans les nouvelles technologies, les entreprises préparent leur avenir.

Dans toutes les organisations, l’arrivée d’une nouvelle technologie est toujours un moment spécial. Avec le bon matériel ou logiciel, les entreprises peuvent décupler leur potentiel de croissance et assurer la réussite future de leurs activités.

Mais le déploiement d’une nouvelle solution peut également s’imposer comme une période stressante pour les petites entreprises : en effet, ces dernières ne disposent pas toujours de l’expertise interne dont elles ont besoin pour prendre des décisions éclairées vis-à-vis de ces importants investissements IT.

Compte tenu de la multitude d’options disponibles, il peut être difficile d’identifier la meilleure solution IT pour votre organisation. De plus, un système inadapté peut générer des coûts significatifs.

Voici quelques conseils inspirés des PME les plus avisées, pour vous permettre de vous assurer que vos investissements technologiques délivrent les résultats attendus.

1. Commencez par la fin

Comme avec toute dépense en capital, vous devez clairement définir les avantages que vous souhaitez tirer de votre investissement, avant même de lancer le processus d’achat.
Les PME investissent principalement dans les nouvelles technologies pour améliorer leur performance ou optimiser leurs processus métier : dans ce contexte, vous devriez analyser les différents process de votre entreprise et identifier ceux qui pourraient être accélérés ou optimisés.

Pour cela, tournez-vous vers les personnes les mieux placées : vos salariés. En organisant par exemple une enquête de satisfaction en interne, vous pouvez déterminer combien de temps vos collaborateurs passent sur leurs différentes tâches, puis vous appuyer sur ces résultats pour mettre en lumière et prioriser les sources d’inefficacité.

Ensuite, demandez-vous comment la technologie pourrait vous aider.
Vos collaborateurs passent-ils trop de temps en réunion ? Serait-il possible d’améliorer l’efficacité de la collaboration avec un outil comme la messagerie instantanée ou un logiciel de gestion de projet ?

Perdent-ils du temps à chercher des dossiers client au fin fond des armoires de classement ? Il pourrait être utile d’opter pour une solution de numérisation pour améliorer l’efficacité et la productivité du process, ce qui permettrait à vos équipes de se consacrer à des tâches plus stratégiques. Avant d’investir, vous devez identifier clairement les processus à optimiser et déterminer comment la technologie vous aidera.

2. Consultez vos équipes et rédigez un rapport

Maintenant que vous connaissez vos objectifs, vous devez absolument vous rapprocher des personnes qui utiliseront la nouvelle solution au quotidien afin d’identifier les fonctionnalités dont elles auront besoin.

Il ne suffit pas d’avoir une vague idée des résultats escomptés, mais de définir des objectifs clairs alignés sur les besoins de l’entreprise.
Vous pouvez également demander à vos équipes de proposer des fonctionnalités supplémentaires qui pourraient les aider à travailler plus efficacement.

Ensuite, classez tous ces éléments par ordre d’importance, car votre budget ne vous permettra pas forcément de tout inclure : vous devez prioriser les points les plus importants. Pensez par exemple à l’ergonomie, à la sécurité, à l’évolutivité, aux fonctionnalités, à la fiabilité, à la qualité, au service d’assistance fourni et à la compatibilité avec vos systèmes existants.

Une fois votre analyse terminée, rédigez un rapport présentant clairement les objectifs de l’investissement, puis mettez-le à disposition des collaborateurs concernés pour qu’ils puissent le consulter et le valider. Ce document vous sera d’une aide précieuse lorsque vous évaluerez la multitude de solutions disponibles.

3. Une solution complète

Le nombre impressionnant de solutions technologiques destinées aux PME est à la fois un avantage et un inconvénient. D’un côté, vous finirez forcément par identifier un produit adapté à vos besoins spécifiques, mais parallèlement, vous pourriez avoir du mal à le trouver. Comme vous disposez déjà de votre liste d’exigences, vous pouvez créer un tableau Excel pour comparer vos besoins aux solutions potentielles.

Ensuite, affinez votre sélection en retenant les systèmes qui respectent le plus grand nombre de critères. N’oubliez pas non plus de tenir compte des coûts : au-delà de l’investissement initial, réfléchissez à la valeur à long terme. Par exemple, si vous avez besoin d’une nouvelle imprimante, comparez les coûts d’impression par page.

Si cette phase vous semble trop complexe, vous pouvez faire appel à un fournisseur de technologies.

4. Le partenariat

Ne voyez pas les fournisseurs comme des commerciaux sans pitié qui essayent de vous vendre à tout prix la solution la plus chère sans se soucier de vos besoins.
Votre prestataire est votre partenaire : il vous accompagne tout au long du processus décisionnel, de l’installation et du lancement de votre nouvelle technologie.
Son objectif est d’établir une relation à long terme avec votre entreprise : il a donc tout intérêt à vous proposer une solution pérenne.

Dans ce contexte, il pourra vous fournir une version d’essai, ou au moins une démonstration, pour la solution qui vous intéresse.

Ces acteurs font tout leur possible pour identifier les besoins technologiques des entreprises, puis développent des solutions intégrées pour permettre à leurs clients d’atteindre leurs objectifs.

Ces experts doivent commencer par définir avec vous les défis que la solution doit relever, pour ensuite vous proposer des produits et services qui vous aideront à adopter une approche intelligente et à garder une longueur d’avance sur vos concurrents.

5. Premiers pas et formation

La plupart des professionnels de l’IT vous le diront : quel que soit votre niveau de préparation, vous serez forcément confronté à quelques problèmes d’ajustement initiaux.

Mais dans les petites entreprises, la moindre interruption peut avoir des conséquences sérieuses : il est donc essentiel de proposer des formations et de garantir la disponibilité du service d’assistance au cours des premiers mois.

Dans ce contexte, vous pouvez choisir un prestataire qui vous offrira de la valeur ajoutée en se chargeant du processus de déploiement.
N’oubliez pas non plus de former vos équipes pour leur permettre de tirer pleinement parti de la nouvelle technologie et de maximiser la productivité. Tout cela vous permettra ensuite d’améliorer votre retour sur investissement (ROI).

De nombreux fournisseurs proposent des formations, mais vous pouvez également faire appel à des prestataires indépendants : vous êtes libres de choisir la meilleure solution pour votre entreprise.

Découvrez comment les petites entreprises de différents secteurs tirent parti de la technologie sur la page Solutions d’entreprise de Brother.

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