Gestion électronique des documents (GED)

La gestion électronique des documents (GED) : C'est quoi ?

Gestion électronique des documents (GED) : définition

La GED s’appuie sur des technologies électroniques du 21ème siècle pour gérer et organiser des informations au sein d’une entreprise. Cela va au-delà de la simple numérisation des documents papier. En effet, la GED intègre des fonctionnalités avancées pour :

• Le stockage ;
• La recherche ;
• La récupération ;
• Et la gestion des versions des documents de manière électronique.

À ce jour, la GED remplace les méthodes de gestion traditionnelles basées sur le papier par des solutions numériques plus efficaces. Les documents électroniques sont stockés de manière sécurisée, ce qui élimine le besoin de vastes archives physiques.

7 avantages de la gestion électronique des documents

1. La gestion électronique des documents a révolutionné le confort et la productivité des entreprises. Voici les 7 avantages majeurs de la GED.
2. Stockage sécurisé : éliminez le besoin d'archives physiques encombrantes en optant pour un stockage électronique sécurisé.Recherche avancée : accélérez la récupération d'informations spécifiques grâce à des fonctionnalités de recherche avancée. Ce qui améliore l'efficacité opérationnelle.
3. Gestion des versions : évitez les erreurs liées à l'utilisation de versions obsolètes grâce à une gestion efficace des différentes itérations des documents.
4. Économies financières : réduisez les coûts liés à l'impression et au stockage physique.
5. Renforcement de la sécurité : protégez vos informations sensibles avec des fonctionnalités telles que le cryptage, le contrôle d'accès et des plans de récupération après sinistre.
6. Flexibilité technologique : profitez de la flexibilité offerte par l'intégration de l'intelligence artificielle et la transition vers des systèmes basés sur le cloud.
7. Responsabilité environnementale : contribuez à la préservation de l'environnement en réduisant la dépendance au papier.

Adopter la GED pour votre entreprise, c’est s'engager sur la voie d'une gestion documentaire moderne, efficiente et alignée sur les meilleures pratiques du monde numérique.

Quelles sont les étapes de la gestion électronique des documents en entreprise ?

La gestion électronique des documents implique plusieurs étapes clés pour assurer une mise en œuvre réussie. Voici les 9 étapes clés à suivre pour intégrer la GED efficacement dans votre organisation.

1. Évaluation des besoins

Analysez les besoins spécifiques de votre organisation en termes de gestion documentaire. Identifiez les processus existants et les domaines qui nécessitent une amélioration.

2. Sélection du système

Choisissez un système de GED adapté à vos besoins. Assurez-vous qu'il offre des fonctionnalités telles que :

• Le stockage sécurisé ;
• La recherche avancée ;
• La gestion des versions ;
• La compatibilité avec les technologies futures.

Prenez le temps de choisir un logiciel de GED qui répond parfaitement à vos besoins.

3. Formation du personnel

Organisez des programmes de formation approfondis pour le personnel. Assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement le fonctionnement du nouveau système pour qu’ils l'utilisent efficacement au quotidien.

4. Intégration avec les systèmes existants

Veillez à ce que le nouveau logiciel de gestion électronique de documents s'intègre harmonieusement avec d'autres systèmes déjà en place dans votre organisation. Évitez les problèmes d'incompatibilité.

5. Migration des documents

Transférez les documents existants vers le nouveau système. Assurez-vous que la migration est réalisée de manière transparente, sans perte de données ou d'informations importantes.

6. Définition des politiques et procédures

Établissez des politiques claires pour la gestion électronique des documents. Définissez les procédures d'accès, de modification, et de suppression des documents, ainsi que les règles de gestion des versions.

7. Test et Validation

Effectuez des tests approfondis du système avant son déploiement général. Validez que toutes les fonctionnalités fonctionnent correctement et que le système répond aux besoins spécifiques de l'organisation.

8. Déploiement 

Mettez en œuvre le système de GED à l'échelle de l'organisation. Assurez-vous que tous les utilisateurs concernés sont informés du déploiement et ont accès aux ressources de support si nécessaire.

9. Suivi et maintenance

Mettez en place un processus de suivi continu pour évaluer la performance du système. Effectuez des mises à jour et des ajustements au besoin pour garantir une efficacité continue.

Quels sont les logiciels de gestion électronique de documents ?

Il existe plusieurs logiciels de gestion électronique de fichiers. Voici quelques-uns des logiciels de GED populaires en 2024 :

• Microsoft SharePoint : ce logiciel propose une plateforme complète de collaboration et de gestion documentaire. Avec SharePoint, vous pouvez stocker, rechercher et partager des documents au sein de l'écosystème Microsoft.

• M-Files : axé sur la simplicité d'utilisation, M-Files propose une GED intuitive avec des fonctionnalités telles que le contrôle des versions, la gestion des workflows, et une recherche intelligente.

• Alfresco : un logiciel open-source de GED connu pour sa grande flexibilité. Il propose des fonctionnalités avancées telles que la gestion des workflows, la collaboration en ligne, et le contrôle d'accès.

• DocuWare : axé sur l'automatisation des processus, DocuWare offre des solutions de GED cloud avec des fonctionnalités de numérisation, de stockage, et de gestion des flux de travail.

• Nuxeo : un système de GED open-source qui se concentre sur la gestion avancée des contenus. Nuxeo dispose de fonctionnalités de recherche puissantes et une architecture modulaire.

• OpenText Documentum : un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) qui possède des fonctionnalités complètes de GED, y compris la gestion des workflows et des enregistrements.

• LogicalDOC : un logiciel de GED open-source avec des fonctionnalités de gestion des documents, de flux de travail, et de collaboration.

• eFileCabinet : axé sur la facilité d'utilisation, il propose une solution de GED cloud avec des fonctionnalités telles que le stockage sécurisé, la gestion des versions, et la signature électronique.

• Dokmee : un logiciel de GED qui offre des fonctionnalités de numérisation, de gestion des workflows, et de stockage cloud.

• Laserfiche : un système de GED offrant des fonctionnalités avancées telles que la gestion des contenus multimédias, la collaboration en ligne, et l'automatisation des processus.

Prenez le temps de choisir un logiciel GED qui répond parfaitement à vos besoins et s’intègre harmonieusement à votre écosystème interne.

Découvrez également le système Barcode Utility de Brother pour optimiser votre organisation documentaire au sein de votre entreprise. 

Pour aller plus loin, vous pouvez aussi intégrer ControlSuite à un système de Gestion Électronique de Documents (GED) pour une synergie puissante. Alors que ControlSuite se spécialise dans l'automatisation des flux d'impression et la capture intelligente, un système de GED se concentre sur la gestion complète du cycle de vie des documents électroniques.

En les combinant, on maximise l'efficacité des processus documentaires, en automatisant la capture, la distribution, et l'impression, tout en profitant des fonctionnalités avancées de gestion des versions, de recherche, et de conformité réglementaire offertes par un système de GED. Cette intégration holistique améliore la productivité tout en assurant une gestion complète et cohérente des documents au sein de l'organisation.