Décentralisation des bureaux : la tendance mondiale que tout responsable IT doit connaître

Ces dernières années, nous avons constaté de nombreux changements dans le monde professionnel.

Le travail à distance est maintenant une tendance mondiale des entreprises et des individus. Cela se traduit par la popularité des espaces de co-working, la migration vers les services cloud, l'amélioration des technologies de bureau et la possibilité de travailler efficacement tout en étant éloigné de ses collègues.

Pour donner un contexte, Arman Eshraghi, PDG de la plate-forme d'analyse d'entreprise Qrvey écrit dans Forbes¹: « La décentralisation à long terme est la clé à la réussite et la stabilité. Ce qui est peut-être difficile à imaginer, c'est que le monde a sans doute fait plus de progrès vers la décentralisation au cours de cette décennie qu'au cours des 10 000 dernières années. » 

Qu'est-ce qui a entraîné la décentralisation des affaires ?

La raison la plus évidente est la façon dont les entreprises françaises ont réagi à la pandémie du COVID-19. Selon Eurostat², le nombre de travailleurs salariés de l'UE «travaillant habituellement à domicile» a augmenté de 8% entre 2019 et 2021.  

Alors que Square talk³ a constaté que 90 % des employés se sentaient « aussi productifs » travaillant à distance et 84 % pensent que travailler à distance après une pandémie les rend plus heureux, et que beaucoup sont prêts à accepter une réduction de salaire.

Pour le dire simplement, ce sont les attentes des travailleurs – et les entreprises doivent s'y adapter.  

Avec le marché de l'emploi qui favorise de plus en plus le bien-être des employés, les entreprises devront faire des concessions pour conserver leurs talents.  

Toutefois, la pandémie n'est pas la seule raison derrière la décentralisation. 

Une main-d'œuvre plus jeune et plus experte en matière de technologie repousse les frontières depuis au moins dix ans. 

Par exemple, le géant du co-working WeWork s'est ouvert aux entrepreneurs de New York en 2011 avant de s'étendre à travers le monde à des villes technologiques populaires en France, en Allemagne, en Espagne, en Italie et au Royaume-Uni. 

De nombreuses entreprises utilisent également leurs espaces de co-working afin que le personnel bénéficie d'un espace de travail plus collaboratif, de meilleurs lieux de restauration et des dernières technologies, s'éloignant ainsi de l'approche traditionnelle du bureau. 

Comment les entreprises s'adaptent-elles à la décentralisation des affaires ?

Les entreprises ont dû ajuster leur mode de fonctionnement pour permettre le travail à distance, ce qui a entraîné une diminution du nombre d'employés travaillant au bureau et, par conséquent, une réduction de la taille de leurs locaux.  

De plus en plus d'entreprises en pleine expansion ou de taille moyenne ont tendance à opter pour la location de locaux de bureau plutôt que d'investir dans l'achat de biens immobiliers commerciaux.

La décentralisation montre aux dirigeants d'entreprise combien il est important de rester agile et de s'adapter aux pratiques de travail flexibles sans le fardeau d'un actif à long terme.   

Avec l'augmentation d'employés travaillant à distance, les risques de sécurité associés à la décentralisation deviennent évidents. Par conséquent, les entreprises privilégient plus que jamais la sécurité en ligne, notamment en améliorant la sécurité du réseau et des périphériques pour les travailleurs à distance.

Selon le rapport Tech Outlook 4 2023 de Red Hat, les responsables IT investiront davantage dans la cybersécurité que dans l'innovation en 2023. L'enquête menée auprès de 1 703 responsables IT a révélé que la sécurité était « de loin » la priorité globale de financement au cours des 12 prochains mois, 44 % la plaçant dans leurs trois premières priorités, ainsi que l'infrastructure cloud (36 %) et la gestion informatique/cloud (35 %). 

Les mesures prises pour améliorer la sécurité du réseau incluent l'utilisation d'un réseau privé virtuel (VPN) et l'introduction d'un filtrage d'adresses d'authentification à deux facteurs (2FA) ou un contrôle d'accès aux médias (MAC). La sécurité des appareils est désormais renforcée par l'authentification unique (SSO) et la vérification biométrique, comme la reconnaissance faciale. 

En fait, d'ici 2024, 30% des entreprises mondiales⁵ sélectionneront des périphériques avec moins de fonctionnalités, à mesure qu'ils sauront complètement définir leurs besoins.

Cependant, l'infrastructure physique reste tout aussi importante. 

Le passage à une technologie plus petite et plus intelligente 

Une façon simple et rapide de réduire l'espace est de repenser les besoins technologiques.

Par exemple, avec l'impression, des périphériques multifonctions A4 sont disponibles et permettent d'imprimer en A3 et A4, intégrant les besoins de l'entreprise tout en étant plus petits et plus performants. Ainsi, de nombreuses entreprises s'éloignent de l'impression A3 et optent pour une approche plus rationalisée permettant de gagner de l'espace et de réduire les coûts.

Les appareils plus intelligents et plus efficaces contribuent également à soutenir vos références en matière d'environnement, de social et de gouvernance (ESG)… une autre considération clé pour les entreprises avant-gardistes en 2023.

La meilleure approche consiste ici à décider si les entreprises ont besoin d'un équipement centralisé de grande taille et à entreprendre un audit d'infrastructure, ou à demander une consultation spécialisée pour réévaluer les besoins des utilisateurs dans ce nouveau monde décentralisé. Il est important que le bon équipement soit disponible pour le bon utilisateur, quel que soit le travail à distance. 

Comment la décentralisation peut-elle bénéficier à mon entreprise ? 

Il est clair que le travail à distance est là pour durer. La meilleure chose à faire est de l'adopter pleinement, de rester compétitif et de favoriser les attentes du personnel. En réalité, la décentralisation présente de nombreux avantages pour les entreprises. L'amélioration de la technologie se traduit par des processus plus efficaces, une réduction des coûts et un personnel plus heureux, ce qui permet d'améliorer l'expérience utilisateur pour les clients finaux.

Par exemple, en introduisant l'automatisation intelligente dans les opérations informatiques, elle prend en charge le travail à distance, car le personnel n'a plus besoin d'accéder sur site aux systèmes existants. 

Les solutions logicielles basées sur le cloud réduisent également le temps passé par les employés à effectuer des tâches de données manuelles répétitives, ce qui leur permet de se concentrer sur la satisfaction des clients. 

Une solution comme Robotic Process Automation (RPA) peut également permettre de réaliser d'importantes économies, ce qui explique pourquoi de nombreuses institutions financières ont été les premières à l'adopter.  

« Après la crise financière et la COVID-19, les entreprises continuent de s'efforcer d'améliorer leur efficacité et leur productivité », explique Steve Perkins, leader mondial de la technologie chez Grant Thornton⁶. 

« En cette ère numérique, les entreprises se tournent de plus en plus vers la technologie pour trouver les réponses. » 

Ailleurs, la décentralisation permet à vos employés d'être plus concentrés et satisfaits. 

Ils peuvent réduire les trajets vers et depuis un bureau central et, en prenant les mesures appropriées, accéder en toute sécurité aux systèmes d'entreprise, où qu'ils se trouvent dans le monde.    

En retour, cela conduit à une culture d'entreprise plus positive, fondée sur la confiance et la liberté sans forcément être au bureau.

Brother International Europe a déclaré: Nous avons assisté à un changement sismique dans la manière dont les entreprises opèrent en raison de la décentralisation.    

Les principaux intervenants n'ont plus à se rendre au siège de l'entreprise cinq jours par semaine et de diriger physiquement une équipe depuis les bureaux. 

Au lieu de cela, ils doivent maintenant renforcer une main-d'œuvre disparate en investissant dans la bonne technologie, dans un accès à distance sûr et dans un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Les responsables informatiques sont souvent à l'avant-garde de cette décentralisation, depuis l'optimisation du matériel de bureau jusqu'à la garantie que leur entreprise investit dans les bons services de Cloud Computing et les bonnes mesures de sécurité.

D'un point de vue opérationnel, il est désormais de la responsabilité des responsables IT de s'assurer que la productivité reste élevée et rentable, que le personnel travaille depuis le bureau principal ou à distance, ce qui peut être une tâche ardue.

Cependant, si nous le faisons correctement, nous considérons cela comme une opportunité positive pour toutes les entreprises. En adoptant la décentralisation, ils peuvent donner la priorité au bien-être du personnel en investissant dans la bonne technologie et en s’adaptant aux pratiques de travail qui leur conviennent.  

Découvrez comment Brother peut vous aider dans la décentralisation de votre activité ici.

• 1 - https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/2021/05/10/why-business-leaders-should-prepare-for-the-shift-to-decentralization/?sh=5e80a4f2d601
• 2 - https://ec.europa.eu/eurostat/en/web/products-eurostat-news/-/ddn-20221108-1
• 3 - https://squaretalk.com/remote-work-statistics/
• 4 - https://www.zdnet.com/article/when-it-comes-to-tech-spending-in-2023-theres-one-top-priority/
• 5 - https://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=US49751022&pageType=PRINTFRIENDLY
• 6 - https://www.grantthornton.co.uk/insights/international-business-report-h1/