Cinq considérations à retenir lors de l'achat d'imprimantes pour le télétravail

L’essor du télétravail a forcé les entreprises à voir les solutions d'impression sous un autre angle, notamment le besoin de faciliter l’accès à l’impression pour l’ensemble des employés, où qu’ils se trouvent.

Les entreprises réfléchissent actuellement aux actions à mettre en place pour soutenir leurs collaborateurs en cette période difficile. Aussi le choix d’équipements facilitant le télétravail et s’intégrant parfaitement au sein des réseaux domestiques de chacun est essentiel. 

Ainsi, si vous êtes la personne chargée de choisir le matériel informatique de votre entreprise, demandez-vous :

« Quels sont les cinq critères à prendre en compte lors de l'achat d'imprimantes destinées aux collaborateurs en télétravail? »  

1. Connectivité et simplicité

   Tout le monde n'est pas un expert en informatique. C’est pourquoi il est essentiel que l'installation, le dépannage et la maintenance des imprimantes soient le moins complexes possibles. En leur donnant moins de tracas, vous limitez les pertes de temps inutiles, avec l'assistance téléphonique et face à des machines indisponibles, et leur permettez de se concentrer sur leur travail.
   
   Les personnes n’étant pas toujours devant leur ordinateur portable lorsqu'ils travaillent à domicile, les applications pour smartphones et tablettes peuvent contribuer à l’efficacité et à la fluidité des tâches. 
   

2. Une meilleure utilisation de l'espace

   Avant l’intronisation de la distanciation sociale, la disposition des bureaux était souvent une considération essentielle pour les entreprises. Une partie de la population active devant désormais aménager son espace de travail, entre la chambre d’amis et la cuisine, il est plus important que jamais de choisir des imprimantes efficaces et compactes.
   
   Si votre entreprise envisage d'investir pour équiper vos collaborateurs en télétravail, n'oubliez pas qu’ils n'ont pas nécessairement besoin d'un appareil aux caractéristiques ultra poussées et que beaucoup d'entre eux peuvent avoir des contraintes d'espace difficiles à gérer. Dans ce cas, des équipements compacts permettront d’optimiser l'espace dont ils disposent.
   
   Alors que les entreprises surmontent d'autres défis liés au travail à distance, comme la connectivité, la mise en place d'outils collaboratifs et la sécurité des données, les utilisateurs s’attendent à bénéficier d’une qualité de service équivalente dans tous les domaines. Cela implique de pouvoir accéder à des fonctionnalités aussi complètes que possibles depuis la maison. Equilibrer les contraintes d'espace de vos utilisateurs avec leurs attentes en matière de fonctionnalités peut prendre plus de temps à court terme, mais renforcera la satisfaction des utilisateurs dans la durée. 

3. La question environnementale

   Les entreprises et leurs effectifs sont de plus en plus sensibilisés aux questions environnementales. Plus que jamais, les consommateurs privilégient les entreprises ayant intégré le développement durable au sein de leurs process ⁽¹⁾.  Et les employés recherchent des employeurs qui prennent ce sujet au sérieux ⁽²⁾. 
   
   Nous savons que les entreprises évaluent généralement la durabilité de leurs imprimantes au cours de la partie opérationnelle de leur cycle de vie, impliquant des coûts importants (notamment les consommables et la consommation énergétique). Quels points de vigilance les entreprises doivent-elles observer afin de renforcer la durabilité des équipements destinés au personnel en situation de télétravail ?
   
   Si la durabilité permet de maîtriser les coûts, prendre en compte ce facteur à chaque étape du cycle de vie de votre équipement est essentiel pour faire une vraie différence. Cela inclut les équipements installés au sein des bureaux à domicile, et les entreprises doivent s'assurer que l'équipement fourni soit en phase avec le travail effectué. 
   
   Dans ce but, posez-vous les questions suivantes : l'imprimante a-t-elle été achetée dans un cadre durable ? Mon fournisseur propose-t-il la collecte et le recyclage gratuits des cartouches de toner ? Va-t-il recycler l’appareil pour moi, conformément à la directive européenne sur les déchets d'équipements électriques et électroniques (D.E.E.E) ?

4. La sécurité des données

   Toutes les entreprises affirment que la sécurité des données est primordiale. Mais lorsque l'accent est mis sur la protection des serveurs, des ordinateurs et des bases de données, les imprimantes sont souvent délaissées. Elles doivent pourtant bénéficier du même niveau de sécurité que les autres équipements de votre réseau. 
   
   Il est peu probable que les réseaux domestiques des particuliers disposent d'un niveau de sécurité identique à celui de leur entreprise. Aussi vous devez veiller à ne pas laisser de porte dérobée susceptible de donner un accès illicite à votre réseau. Sans un réseau sécurisé protégé par un pare-feu au niveau de l'entreprise, les personnes en télétravail chercheront de l'aide pour gérer la sécurité de leurs imprimantes. Le choix d'imprimantes dotées de fonctions de sécurité de haut niveau, comme le cryptage de bout en bout, permettra de répondre à ces besoins. Vous pourrez en savoir plus sur la protection des données en consultant notre article dédié sur le blog.
   
   Si vos équipes travaillant à distance disposent déjà de leurs propres imprimantes, nous vous conseillons de vous renseigner sur leurs caractéristiques afin de vous assurer qu'elles soient bien en phase avec les normes de sécurité de votre entreprise, avant d'accepter leur utilisation. Enfin, assurez-vous de boucler la boucle en donnant aux télétravailleurs la possibilité de déchiqueter et d'éliminer en toute sécurité les documents confidentiels. 

5. La rentabilité 

   A l'heure où les entreprises doivent relever plusieurs défi afin d’assurer le management et la gestion des besoins de leurs effectifs à distance, toute économie supplémentaire en termes de temps, d'efficacité et de coûts est la bienvenue.
   
   Investir dans un service de gestion des impressions vous permettra de suivre facilement et en détail l'utilisation des imprimantes. Cela vous aidera à identifier les domaines dans lesquels vous pouvez optimiser vos besoins en impression et réaliser d’importants gains en matière de coûts et d'efficacité. Avec un tel service de gestion des impressions, ou MPS, non seulement l'utilisation peut être plafonnée pour gérer les dépenses, mais votre contrat couvre également la maintenance qui élimine les coûts imprévus en cas de dysfonctionnement de votre équipement.  
   
   Au-delà des services d’impression gérée, la mise en place d'imprimantes plus économiques est un moyen simple de réduire les coûts pour vous et vos employés. Par exemple, l'activation du mode veille dans les réglages permet de réduire la consommation d'énergie si une imprimante reste inutilisée. Vous pouvez également réduire la quantité de toner et de papier que vous utilisez en ajustant les paramètres de l'imprimante, par exemple en diminuant la qualité d'impression pour les brouillons, en imprimant en niveaux de gris ou en imprimant plusieurs pages sur une seule.
   
   

En savoir plus sur les cinq principales caractéristiques d'un service d'impression géré.

Sources

_{⁽¹⁾ www.entrepreneur.com : « It's Official: Customers Prefer Sustainable Companies », décembre 2018.
⁽²⁾ ft.com :  « Jobseekers want employers to commit to meaningful social impact », octobre 2019.}