8 astuces pour booster la productivité des entreprises

La productivité est un enjeu crucial pour les entreprises, PME et le gouvernement. D'un pays européen à un autre, le niveau de productivité des entreprises s'avère être différent. Les britanniques sont, par exemple, moins productifs que leurs voisins européens, ce qui nuit à leur compétitivité globale.

Plusieurs experts se sont penchés pour proposer des pistes afin d’améliorer la productivité des entreprises Européennes. Avec des mesures simples, abordables et faciles à mettre en place, vous pouvez générer une réelle différence à l’échelle de votre organisation. Certains de ces conseils peuvent sembler contre-intuitifs, mais ils pourraient aider vos équipes à travailler plus efficacement. Dans le cadre de cet article, nous avons collaboré avec Clare Evans et Grace Marshall, spécialistes du coaching en productivité.

Coach en gestion du temps, Clare Evans a écrit le livre « La Gestion du temps pour les Nuls » (Time Management for Dummies) et travaille avec des entreprises et clients de tous horizons pour les aider à améliorer leur productivité tout en conservant un équilibre sain dans leur vie personnelle.

En véritable ninja de la productivité, Grace Marshall est une coach qualifiée qui aborde cet aspect essentiel sous un angle à la fois psychologique et pratique. Elle a également écrit l’ouvrage « Comment être réellement productif » (How to be Really Productive).

Astuce productivité #1. Déconnectez-vous

Les smartphones ont profondément transformé notre vie personnelle et notre approche de travail. Aujourd’hui, rares sont ceux qui pourraient se passer de leur mobile au travail, mais il ne faut pas non plus en abuser.

Nous apprécions tous d’être connectés, mais il faut veiller à ne pas devenir trop connectés. Recevez-vous une notification sonore pour chaque e-mail, actualité, tweet, SMS, publication Facebook ou mise à jour d’application ?

Vous pourriez désactiver vos notifications (ou au moins celles qui ne sont pas urgentes) à des moments précis de la journée, ou lorsque vous devez vous concentrer sur une tâche particulière. En effet, ces alertes peuvent vous déconcentrer et vous devrez ensuite redoubler d’efforts pour vous replonger dans votre travail. Clare Evans recommande également de désactiver les notifications dans la soirée.

Elle développe : « Je vous déconseille de consulter vos appareils tard le soir : à ce moment de la journée, votre cerveau a besoin de repos. Or, en regardant vos écrans, vous le stimulez. Eteignez tous vos appareils au moins une heure avant de vous coucher pour être bien reposés ». Sur ce point, vous pouvez également consulter notre article sur le Droit à la déconnexion au travail.

Astuce productivité #2. Ecourtez les réunions

Dans le monde du travail et en entreprise, les réunions sont une nécessité, mais elles occupent généralement l’intégralité du créneau horaire prévu, alors qu’il serait possible de les écourter.

Si vous organisez une réunion d’une heure, votre réunion durera une heure, alors pourquoi ne pas organiser des réunions d’une demi-heure ?

Cela peut générer un sentiment d’urgence et aider les participants à se concentrer sur le sujet.

Grace Marshall commente : « Avec un créneau plus limité, les conversations sont plus ciblées et le processus devient plus clair. Il s’agit d’optimiser la gestion du temps et l’attention des participants ».

Plus les réunions rassemblent de participants, plus elles sont longues : assurez-vous de convier uniquement les collaborateurs dont la présence est vraiment nécessaire. Jeff Bezos, PDG d’Amazon, applique une règle encore plus stricte : il participe uniquement aux réunions dans lesquelles les participants pourraient être nourris de deux pizzas. Ce qui correspond à 6 ou 8 personnes. Comme on le dit souvent, « trop de cuisiniers gâtent la sauce ».

Astuce productivité #3. Travaillez en musique

Tout le monde aime écouter de la musique : en écouter au travail pourrait être perçu comme une  source de distraction.

Mais des études ont montré que la musique peut améliorer la productivité, dans les bonnes conditions : la musique doit être adaptée au travail à effectuer. Par exemple, pour les tâches répétitives ne nécessitant pas vraiment de travail de réflexion, il peut être utile d’écouter de la musique pour rendre le processus plus agréable et gagner en efficacité.

Pour les tâches qui font appel à la concentration et à la créativité, la musique peut également aider les collaborateurs, à condition de choisir le bon genre musical.

Clare Evans ajoute : « La musique peut permettre de couvrir le bruit ambiant et donc de travailler plus efficacement, mais si elle devient envahissante, elle peut gêner la concentration ».

Pour stimuler la concentration et la créativité, Clare Evans recommande les playlists de morceaux instrumentaux classiques ou électroniques proposées par les plateformes de streaming comme Spotify, Deezer ou Apple Music. N’oubliez pas de régler le volume correctement : votre objectif est de créer un accompagnement sonore pour le travail, mais pas plus.

Astuce productivité #4. Personne n’est parfait

Nous voulons tous donner le meilleur de nous-mêmes, mais dans certains cas, ce perfectionnisme peut nuire à notre travail et à notre équilibre au sein de l'entreprise, comme l’explique Mark Zuckerberg : « Un travail terminé vaut plus qu’un travail parfait ». 

Grace Marshall abonde en ce sens : « Inutile de viser systématiquement la perfection : le plus souvent, il suffit de faire du bon travail. Certains professionnels sont très exigeants envers eux-mêmes et ont du mal à suivre ce conseil, mais il est important de savoir prioriser vos tâches. Par exemple, vous accorderez plus d’attention à une présentation client qu’à une présentation destinée à vos collaborateurs ».

Il est toujours possible d’améliorer votre travail, mais si vous vous dites en permanence que vous auriez pu faire mieux alors que votre travail est déjà satisfaisant, cela nuit à votre productivité.

Dans ce cas, il est utile de planifier des créneaux pour chacune de vos tâches et de les respecter scrupuleusement. Faites au mieux avec le temps imparti, puis passez à la tâche suivante.

Astuce productivité #5. Faites des pauses

Nos emplois du temps sont généralement similaires : nous arrivons au bureau à 9 h, nous prenons une pause déjeuner d’une heure, puis nous terminons vers 17 h.

Mais des chercheurs de l’Université de l’Illinois ont montré que la productivité et la concentration peuvent diminuer lorsque l’on essaye de se concentrer sur la même tâche pendant plusieurs heures d’affilée.

Leur enquête a prouvé que 10 minutes de pause toutes les heures permettaient aux professionnels de rester concentrés plus longtemps et de maintenir leur niveau de performance.

Clare Evans ajoute : « Plus vous êtes fatigués, plus votre productivité diminue. Prenez des pauses pour vous reposer, vous changer les idées et vous reconcentrer, et ne faites pas l’impasse sur les repas. Même si vous êtes débordés, vous devez faire régulièrement des pauses. En divisant votre journée en périodes plus courtes et en vous imposant des mini-échéances, vous améliorez votre concentration ».

Certains vont encore plus loin et utilisent la méthode de gestion du temps Pomodoro inventée par Francesco Cirillo dans les années 80. Avec cette approche, vous prenez 5 minutes de pause pour chaque intervalle de 25 minutes de travail.

Même si vous avez une tâche importante à traiter, vous pouvez gagner en productivité en prenant des petites pauses rapprochées, au lieu de réserver tout votre temps pour la pause déjeuner. Et ce n’est pas de la fainéantise, c’est un fait scientifiquement prouvé.

Astuce productivité #6. Non aux e-mails

Les e-mails jouent un rôle clé dans notre vie professionnelle, mais ils peuvent vite envahir notre quotidien. Dans ce contexte, vous pouvez consacrer un créneau quotidien uniquement consacré à la lecture de vos e-mails.

Vous pouvez faire figurer ces horaires dans votre signature pour informer vos destinataires de votre planning.

Vous n’avez pas à répondre à chaque e-mail immédiatement. En cas d’urgence, les destinataires peuvent vous joindre de différentes manières, par exemple par téléphone.

Clare Evans explique : « La majorité des e-mails reçus ne sont pas urgents : il est largement suffisant de consulter votre boîte de réception deux fois par jour. Vous pouvez créer des filtres pour recevoir des alertes lorsque des contacts importants vous envoient des messages ou lorsque vous recevez des e-mails sur des sujets clés ».

Vos clients et vos collaborateurs doivent savoir que vous n’êtes pas à leur disposition en permanence : cette disponibilité continue peut générer du stress et nuire à votre performance, car vous passez votre journée à répondre aux e-mails des uns et des autres.

Astuce productivité #7. Changez d’environnement de travail

Si certains professionnels sont plus efficaces lorsqu’ils travaillent à leur bureau, nous prenons aujourd’hui conscience du fait que ce n’est pas nécessairement le cas pour tous les collaborateurs.

Grâce aux technologies mobiles, nous pouvons maintenant travailler quasiment partout, aussi efficacement qu’au bureau.

Le Wi-Fi, les vidéoconférences Web, les tablettes et les imprimantes mobiles nous offrent une plus grande flexibilité. Les professionnels (en particulier les millennials) apprécient particulièrement cette flexibilité et veulent avoir la possibilité de travailler en mouvement, pour pouvoir réfléchir de manière créative et changer de perspective.

Astuce productivité #8. Faites une croix sur le café

Partout dans le monde, le café s’impose comme la boisson énergisante de choix depuis des centaines d’années. De nombreux professionnels aiment commencer leur journée par une tasse (ou deux) pour se mettre dans le bain. Mais la consommation régulière de café peut augmenter notre tolérance aux effets stimulants de la caféine : à terme, nous avons besoin de plus de café pour nous sentir éveillés.

Par opposition, l’eau permet d’hydrater le cerveau et nous aide donc à réfléchir plus rapidement, à mieux nous concentrer et à être plus créatifs. Une enquête réalisée par des chercheurs de l’Université de Londres-Est a montré qu’un niveau d’hydratation adéquat entraîne un gain de productivité de 14 %.

En effet, le cerveau est composé de 85 % d’eau : en cas de déshydratation, vous avez moins d’énergie et vous êtes fatigués.

Grace Marshall conclut : « Comme nous avons toujours besoin de réfléchir pour bien faire notre travail, il est essentiel de veiller à notre santé physique et mentale. Au lieu de vous précipiter sur la machine à café, buvez un verre d’eau, ou allez prendre l’air quelques minutes. En prenant le temps de vous déconnecter et de vous changer les idées, vous serez plus productifs en revenant au bureau ».

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