Mobilité et télétravail : 5 astuces pour optimiser votre temps
Optimisez votre efficacité en mode télétravail !
Le temps passé à voyager ainsi que les coûts générés représentent une dépense majeure et croissante pour de nombreuses PME. En janvier 2018, les voyageurs ferroviaires ont subi la plus grande hausse de prix des billets de train depuis plus de dix ans, malgré de fortes perturbations dans ce secteur.
Parallèlement, les automobilistes ont dû faire face à la plus forte hausse des prix du carburant depuis trois ans, et les tarifs des billets d’avion devraient continuer à augmenter. Les déplacements professionnels peuvent avoir un impact négatif sur la productivité. En effet les employés nomades sont souvent dans l’incapacité d’être aussi productifs que lorsqu’ils travaillent au bureau ou chez eux. Avec la gestion croissante des dépenses liées aux voyages d’affaires, certaines bonnes pratiques peuvent contribuer à atténuer ces coûts, en vous offrant le meilleur niveau de productivité possible lors de vos déplacements.
Voici nos 5 meilleures astuces en matière de technologie mobile pour exploiter au mieux votre temps dans ces situations et optimiser l'efficacité de votre télétravail. Gardez le bon « workflow »(1) en toute occasion !
- Connectez-vous au Cloud
Ces dernières années, on a pu observer l’abandon progressif du stockage de documents et de données sur les appareils au profit du stockage à distance sur un serveur.
Grâce aux systèmes basés sur le cloud, à vous le télétravail sans nuage : vous pouvez accéder à vos fichiers où que vous soyez, et les fichiers stockés sur votre ordinateur professionnel peuvent être synchronisés, ce qui facilitera votre travail à distance depuis un smartphone, un ordinateur portable ou une tablette.Le stockage sur le cloud est sécurisé et il est généralement proposé dans le cadre d'un service d’abonnement mensuel, même si de nombreux fournisseurs, dont Google Drive, Microsoft OneDrive et Apple iCloud, offrent un service limité gratuit. Vous ne payez alors que pour des fonctions supplémentaires : par exemple une plus grande capacité de stockage, ou encore la possibilité de travailler sur des fichiers de taille importante (vidéos...) et de modifier un document en temps réel, pour des personnes basées dans des régions différentes.
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Bénéficiez d'un accès distant optimal
Cela présente également l’avantage de gagner de la place et de réduire les coûts d’archivage. En effet, il n’est plus nécessaire de conserver des documents qui ont été numérisés.
Le télétravail nécessite parfois d'accéder à des documents papier, qui doivent d'abord être numérisés. Si vous avez besoin d’accéder à des documents papier à distance, ceux-ci doivent d’abord être numérisés. Scanner et numériser des courriers entrants est un moyen pratique, permettant aux employés de bureau de s’assurer que leurs collaborateurs nomades bénéficient du même accès immédiat au courrier.
Les scanners Brother et le logiciel associé iPrint&Scan pour les PC et Mac simplifient et facilitent cette opération. La technologie sert ainsi à réduire les coûts, gagner en efficacité et rendre possible le travail nomade dans des secteurs tels que le juridique.
Ce processus peut également fonctionner dans l’autre sens : fournir des scanners mobiles aux collaborateurs dont la fonction nécessite des déplacements fréquents leur offre la possibilité de numériser des documents tels que des bons de commande et des notes de frais et de les envoyer immédiatement au bureau. Ce qui représente d’importants gains en efficacité dans des secteurs tels que la logistique.
- Optez pour des fonctions à distance
Si vous avez déjà eu besoin de vous connecter à l’ordinateur de votre bureau ou de votre domicile lorsque vous étiez en déplacement, un logiciel d’accès à distance pourrait être la solution. Un accès à distance vous permet tout simplement de vous connecter à votre ordinateur de bureau, beaucoup plus puissant, depuis un autre lieu via un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, bien moins encombrants. Les systèmes tels que Microsoft Remote Desktop, Apple Remote Desktop, Chrome Remote Desktop et GoToMyPC vous donnent accès à tous vos fichiers et e-mails professionnels depuis un autre appareil doté de l’application.Ainsi, vous n’avez plus à vous encombrer d’un équipement onéreux et où que vous soyez, vous êtes aussi productif que si vous étiez assis à votre bureau.
Certains systèmes permettent même à des collaborateurs d’accéder à distance au même appareil et en même temps et de travailler sur des projets de façon collaborative grâce à la fonction IM(1) intégrée. Attention tout de même : si votre équipe utilise à la fois des ordinateurs Microsoft et Apple, assurez-vous de choisir un système compatible avec les deux. -
Pensez aux Hotspots WiFi
Un hotspot peut être la solution. Il s’agit d’un appareil au format poche qui se connecte à un signal haut débit 3G ou 4G, comme le fait votre téléphone portable. Il envoie ensuite un signal WiFi que vous pouvez utiliser pour connecter votre ordinateur portable ou votre tablette. Tous les réseaux mobiles majeurs proposent des hotspots WiFi que vous pouvez acheter pour la somme de 25 à 35 € environ. Vous pouvez soit acheter une carte SIM data à insérer dans l’appareil, soit souscrire un contrat auprès d’un opérateur comme vous le feriez avec un téléphone portable. Si vous décidez d’opter pour le contrat, l’appareil est souvent fourni gratuitement.
Le WiFi est considéré par beaucoup comme un élément essentiel pour la connectivité de l’entreprise, mais lorsque vous êtes en déplacement, l’accès au WiFi peut être difficile, notamment dans les trains, où la lenteur de la connexion peut souvent être source de frustration, et ceci se traduit par un manque de productivité des collaborateurs nomades.
- Rechargez vos batteries
Cette astuce peut paraître évidente, mais elle peut faire toute la différence et en plus, elle est gratuite ! Profitez de la présence grandissante de stations de recharge gratuites dans les aéroports, les gares, les avions et les trains, mais aussi les aires d’autoroutes pour éviter de vous retrouver sans batterie.
Des prises secteur et ports USB gratuits sont disponibles dans de nombreux espaces publics, pour vous permettre de continuer à travailler sans craindre de ne pas avoir de batterie et de perdre le contact avec le bureau.
En savoir plus sur les solutions de connectivité professionnelle web et mobile de Brother.
