Comment fonctionne le service d'impression géré ? Tout savoir sur le MPS
Vous ne savez toujours pas si un service d'impression géré vous convient ? Nous avons parlé à Phil White, directeur de Brother MPS et expert en impression, pour obtenir des réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées.
Lisez la suite pour tout savoir sur le fonctionnement de cette offre pour les petites entreprises – ou utilisez les liens ci-dessous pour obtenir des réponses à vos questions.
1. Qu'est-ce qu'un service d'impression géré et en quoi diffère-t-il de l'achat d'une imprimante ?
2. Comment fonctionne le service d'impression géré pour des entreprises de différentes tailles ?
3. Quels sont les avantages pour les clients du service d'impression géré ?
4. Quels sont les principaux inconvénients de l'achat d'une imprimante de manière traditionnelle ?
5. Comment puis-je réduire mes coûts d'impression avec un service d'impression géré ?
1. Qu'est-ce qu'un service d'impression géré - et en quoi diffère-t-il de l'achat d'une imprimante ?
Je dirais que la principale différence est qu’avec un achat, c’est à vous de l’entretenir et de le remplir d’encre et de toner avant qu’il ne s’épuise. Vous devez faire tout cela vous-même. Avec un service d'impression géré, vous externalisez cette responsabilité à un fournisseur de services de confiance qui assure la maintenance de ce périphérique et s'assure que vous disposez des consommables nécessaires pour le faire fonctionner. Fondamentalement, il s’agit de savoir si vous voulez être responsable de cette course ou si vous voulez que quelqu’un d’autre le fasse en votre nom.2. Comment fonctionne le service d'impression géré pour des entreprises de différentes tailles ?
Chez Brother, nous nous engageons à ce qu’il y ait un service qui réponde aux besoins de chaque type de client. Nous savons que les grandes entreprises profitent de ces types de services depuis longtemps, et nous pouvons leur fournir des solutions complexes et entièrement adaptées à leur configuration. Cependant, les petites entreprises peuvent vraiment bénéficier de ce service aussi.
Nous savons que les petites entreprises n'ont peut-être pas besoin d'une consultation de vente complète ou d'une solution sur mesure. Ainsi, dans leur cas, nous sommes en mesure de fournir un service plus simplifié et standardisé dont ils peuvent bénéficier rapidement et facilement.
3. Quels sont les avantages pour les clients du service d'impression géré ?
Je pense que nous pouvons le limiter à 3 avantages clés.
Tout d’abord, vous ne manquerez jamais d’encre ou de toner. Ne pas pouvoir l'utiliser son imprimante à un moment critique, peut avoir un impact réel sur votre entreprise. Vos consommables sont livrés automatiquement avant que vous n’en ayez besoin – vous n’avez pas besoin de prédire quand vous aurez besoin de plus d’encre ou d’aller en ligne pour passer commande. Vous n’avez pas besoin de faire quoi que ce soit. L'imprimante est connectée et il est de notre responsabilité de nous assurer que vos toners sont avec vous avant que vous en ayez besoin.
Deuxièmement, la machine est entretenue. Notre proposition comprend des pièces et de la main-d’œuvre sur place ainsi qu’un élément de service proactif pour vous assurer que votre appareil est toujours prêt à fonctionner – il ne tombera pas en panne au moment ou vous en aurez besoin. Vous recevrez également une assistance pour la configuration de l'appareil, ce qui peut être compliqué, nous le savons.
Troisièmement, vous verrouillez un prix fixe et constant et vous savez exactement ce que vous allez payer. Avec le service d’impression géré, vous payez à la page, au fur et à mesure que vous imprimez. C’est donc un coût fixe et bien plus constant que de devoir dépenser des centaines de livres ou d’euros pour des fournitures que vous n’utiliserez peut-être pas pendant six mois. Fondamentalement, il aide à la trésorerie : vous passez d'un produit informatique à un modèle davantage basé sur la consommation, qui reflète ce que les petites entreprises recherchent.
4. Quels sont les principaux inconvénients de l'achat d'une imprimante de manière traditionnelle ?
Il y a tellement de produits différents sur le marché que vous pourriez vous retrouver avec un produit qui ne répond pas aux besoins de votre entreprise – que ce soit la spécification ou le coût. Le plus souvent, le produit le moins cher à acheter n'est pas le plus rentable à utiliser à long terme.
Il y a aussi toujours un risque que l’appareil puisse avoir des problèmes de maintenance. Les statistiques prouvent que la majorité des appels aux services d'assistance technique sont liés à l'impression. C’est le point où la mécanique physique rencontre le logiciel, les choses peuvent mal tourner – qu’il s’agisse d’une erreur de l’utilisateur ou d’une erreur de l’appareil. L'intégration d'un niveau de maintenance et d'assistance dans votre solution signifie que l'investissement de votre imprimante est toujours protégé.
5. Comment puis-je réduire mes coûts d'impression avec le service d'impression géré ?
Je pense que beaucoup d’entreprises ne comprennent pas combien elles dépensent en impression – La rentabilité d’un service d’impression géré dépend donc de la transparence. Vous verrez non seulement combien coûte l’appareil, mais aussi combien il en coûte pour produire des factures trimestrielles régulières – et le fait d’avoir des pages par rapport aux coûts du matériel à l'avance vous aide à prendre la meilleure décision pour votre entreprise.
Plus important encore, vous éliminerez les coûts cachés plus tard. Bien que vous sachiez combien coûte le l'imprimante et le toner, vous ne connaissez pas les frais de livraison. Ou combien vous paieriez si vous deviez acheter en panique, du toner à la dernière minute lorsque vous avez vraiment besoin d'imprimer une présentation en préparation d'une grosse réunion. Ces types de problèmes sont des coûts annexes, qui ne sont pas toujours calculés lorsque vous procédez à l'achat initial, mais qui peuvent vraiment s'additionner.
De nombreux fournisseurs – Brother inclus – réalisent également que vous prenez un engagement à long terme lorsque vous vous inscrivez au service, intégrez des réductions aux coûts de fonctionnement de l’appareil. Vous obtenez des consommables originaux Brother moins chers qu’en ligne ou en magasin, au fur et à mesure que vous en avez besoin.
6. Quelles sont les fonctionnalités de support et de maintenance incluses dans service d'impression géré ?
Cela varie, et il y a beaucoup d’exemples sur le marché de services d’impression de base qui incluent uniquement les consommables – mais ce n’est certainement pas le cas avec Brother. Nous offrons un service entièrement géré dans la mesure où vous obtenez les consommables, un moyen plus intelligent de payer ces consommables avec automatisation, et un service de maintenance complet, préventif et réactif.
L'appareil est entièrement analysé et, dans un premier temps, vous avez le support téléphonique de l'équipe Brother. Vous disposez également d'un portail pour demander de l'assistance directement auprès d'eux et dans les rares cas où un problème ne peut pas être résolu par téléphone, vous obtiendrez une maintenance et une assistance sur site dans les 1-3 jours ouvrables. Il n'y a pas non plus de garantie de retour à l'atelier où vous devez renvoyer l'appareil au fabricant pour qu'il le consulte. C’est une professionnelle conçue pour vous permettre d’imprimer.
7. Comment fonctionne le services d'impression géré ? Pouvez-vous nous parler du processus de mise en place ?
Il y a donc probablement deux voies selon le type d’entreprise que vous êtes ou le type de solution que vous voulez.
Pour les petites entreprises qui veulent un service très standardisé ou simple, elles commenceront par parler à un fournisseur Brother agréé qui les aidera à trouver le bon produit – soit par le biais d’une page Web, soit par le dialogue avec un conseiller commercial. Ensuite, il suffit de remplir votre nom et votre adresse à un formulaire d'inscription et l'appareil vous sera expédié. À ce stade, vous recevrez un e-mail de bienvenue qui détaille quatre étapes pour installer l’appareil et vous connecter au réseau cloud sécurisé de Brother. Ensuite, vous êtes opérationnel ! C’est aussi simple que de vous inscrire sur un formulaire Web et de parler avec un fournisseur.
Si les clients recherchent plus de flexibilité ou un service plus personnalisé, ils s’adresseront à nouveau à l’un de nos fournisseurs agréés – et ils poseront cinq ou six questions sur le type de produit ou d’installation dont vous avez besoin (quelqu'un peut faire une visite sur site pour configurer les appareils si nécessaire et le type de support qu'il souhaite. Ensuite, l’appareil sera expédié ou apporté chez vous, installé et connecté.
Avec ces deux options, vous gérez votre service via un portail en ligne qui affiche les informations de facturation, lorsque les consommables ont été expédiés et qui vous permet de contacter le fournisseur pour la maintenance.
8. Quel est l’avenir du service d’impression géré ? Si quelqu'un a déjà un abonnement mais qu'il prévoit un changement dans ses besoins, peut-il personnaliser son abonnement pour qu'il évolue comme le fait son entreprise?
Certains clients disposent peut-être déjà d'une imprimante Brother sans service d'impression géré. Dans ce cas, ils doivent contacter un fournisseur agréé et nous pouvons les mettre à niveau du matériel à la maintenance, au support et à l'automatisation des consommables. Si votre entreprise a changé et que vous recherchez un service différent, encore une fois, contactez votre fournisseur et nous pouvons facilement changer votre service pour vous convenir. Nous savons que les entreprises, en particulier les petites entreprises, évoluent et se développent tout le temps. Nous sommes donc toujours prêts à adapter notre service à leurs besoins.
9. De nombreuses entreprises ont des préoccupations en matière de sécurité informatique. Pouvez-vous expliquer comment les mesures de sécurité sont intégrées à votre service d'impression géré pour aider à protéger les informations sensibles ?
Grande ou petite entreprise, chaque entreprise se préoccupe de la sécurité de son réseau informatique, et un service d'impression peut aider à le prendre en charge de plusieurs façons.
La première est aussi simple que d'établir un processus autour de la façon dont l'impression est gérée dans l'organisation. Vous passez d'un environnement où les imprimantes non connectées qui cassent à des imprimantes branchées à un réseau - à l'externalisation de votre configuration à un fournisseur dédié qui vous fournira des imprimantes de confiance. Il s’agit d’introduire une politique autour de cette partie du réseau et de la façon dont elle est utilisée.
Deuxièmement, le service d'impression gérée Brother vous permet également d'ajouter diverses solutions de gestion de documents. Cela signifie que vous pouvez ajouter des contrôles à la façon dont le document est sorti. Ainsi, si vous disposez d'informations particulièrement sensibles, vous pouvez restreindre la façon dont elles sont imprimées à partir du périphérique, qui peut accéder à ces informations et élaborer une stratégie sur la façon dont les documents sont utilisés.
Nous savons que les entreprises impriment probablement moins de documents en général, mais les documents qu’elles impriment ont beaucoup plus de valeur – il est plus probable qu’ils contiennent des informations sensibles. Cela signifie que nous voyons beaucoup plus de petites entreprises à la recherche d’un plus grand niveau de sécurité autour de leurs documents.
10. Comment le MPS prend-il en charge de nouvelles méthodes de travail, par exemple lorsque le personnel est entièrement à distance ou partage son temps entre le domicile et le bureau ?
Il est clair que c'est un gros changement. Les gens ont maintenant tendance à travailler dans plus d'un endroit, donc pour nous, en tant que fournisseur, nous devons être bien placés pour fournir une solution qui reflétant cette adaptabilité. En termes d'appareils, nous avons une vaste gamme comprenant des options plus compactes qui sont idéales pour les bureaux à domicile. Ensuite, pour le service, nous sommes en mesure de vous aider avec un volume d’impression équilibré sur différents sites. Vous pouvez ainsi bénéficier de l'automatisation des consommables et des détails de facturation, quel que soit l'endroit où se trouve l'appareil, ou créer une configuration permettant aux utilisateurs d'envoyer une impri'impression depuis leur domicile et de le récupérer lorsqu'ils se rendent sur leur lieu de travail plus tard dans la semaine. Ce sont toutes des solutions disponibles dans notre proposition et nous pouvons construire un package pour répondre à toutes ces exigences.
11. La gestion de l'impression est-elle un service qui vous offre une visibilité totale sur l'utilisation et les coûts d'impression ?
C'est une exigence de base avec tout service d'impression, donc si un fournisseur n'est pas en mesure de fournir cela, alors je suggérerais à un client de chercher ailleurs. Ceci est absolument inclus dans le service d’impression géré de Brother – et c’est particulièrement important pour les petites entreprises.
Nous sommes vraiment concentrés sur la fourniture de cette transparence parce que c’est quelque chose que vous n’obtenez pas lorsque vous achetez une imprimante de la manière traditionnelle. Toutes les questions que vous avez – depuis combien de temps le toner est-il resté dans la machine ? Combien cela a-t-il coûté ? D'où l'avons-nous obtenu ? Combien de fois avons-nous payé un ingénieur pour prendre en charge l'appareil ? Avec un service d'impression géré, vous vous connectez au portail et toutes ces questions sont répondues. Vous aurez une vue très claire du coût de votre service et vous saurez que c'est le seul coût d'impression que vous avez payé.
12. Comment les MPS évolue-t-il pour représenter les dernières technologies et pratiques d’impression – et en quoi cela profite-t-il à une entreprise ?
Pour nous, il s’agit d'adapter constamment notre offre pour refléter les besoins de nos clients – en particulier pour les petites entreprises. Nous savons que des entreprises comme celle-ci recherchent une gestion basée sur la consommation afin de pouvoir payer pour les produits et les services au fur et à mesure qu'elles les utilisent. Elles ne veulent pas dépenser des milliers de livres ou d'euros pour des services qu'elles n'utiliseront peut-être jamais. Nous adaptons donc toujours notre offre pour créer leur solution idéale.
L’une des façons dont nous l’avons fait est de simplifier le processus – les PME n’ont pas 20 minutes pour consulter ce qu’elles veulent dans leur prochain service d’impression, alors nous leur avons permis de s’inscrire en deux minutes. Il n’est pas toujours facile de simplifier les choses, mais nous avons investi du temps et des efforts pour essayer de répondre aux besoins des différentes petites entreprises.
Nous nous engageons également à investir dans les nouvelles technologies, c’est pourquoi nous avons décidé d’utiliser la technologie cloud pour soutenir nos imprimantes. C’est très important parce que les petites entreprises changent souvent de locaux, elles sont en croissance, et l’utilisation de logiciels sur site ne correspond pas vraiment à leur architecture. Une connexion cloud est beaucoup plus robuste, ce qui signifie que l’appareil peut être déplacé et que nous sommes toujours en mesure de le prendre en charge.
Prêt à commencer ? Contactez-nous et nous vous fournirons la solution d’impression gérée parfaite .
