Brother logo
  1. Home
  2. Brother se bouge pour vous
  3. Archivage de documents
Brother et RMC se bouge pour vous !

Archivage de documents :
quelles sont vos obligations ?

Combien de temps devez-vous garder vos documents ?



L’archivage des documents en entreprise n’est pas à négliger. Il vous faut en effet conserver certains documents à titre de preuve, en cas de contrôle fiscal par exemple. Mais quels documents devez-vous garder, et combien de temps? Quelle est la meilleure façon de les stocker ?

La loi n° 2008-561 du 17 juin 2008 a réduit les délais de prescription notamment en matière commerciale. Les délais de prescription sont propres aux obligations civiles, commerciales, comptables, sociales, fiscales, etc…

Voici les principaux documents utilisés en entreprise et la durée d’archivage

  • Factures (clients/fournisseurs) : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
  • Document bancaire (relevés bancaires, talons de chèque, etc.) : 5 ans
  • Contrat commercial : 5 ans
  • Livre comptable / bilan : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
  • Statuts de la société : 5 ans à compter de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés
  • Avis d’imposition : 6 ans
  • Bulletins de paie : 5 ans
  • Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, etc) : 5 ans à partir de la fin de la protection
  • Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
  • Polices d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat

 Retrouvez la liste plus détaillée ici

Quelles sont vos obligations concernant la dématérialisation des données

Il est préférable de stocker les documents dans un endroit sécurisé et à l’épreuve du feu sous leur forme originelle. Toutefois, la loi n° 2014-1545 du 20 décembre 2014 relative à la simplification de la vie des entreprises prévoit de renforcer la valeur probante des documents scannés. Les modalités seront définies par arrêté et entreront en vigueur au plus tard à compter du 1er janvier 2016.

Il est possible de conserver une copie électronique, des documents en les scannant au format PDF, et de les archiver sur un espace, cloud par exemple, répondant aux normes de sécurisation en matière d’archivage électronique et garantissant l’authenticité, l’intégrité et la pérennité des documents (Norme NF Z 42-013). 

En cas de manquement, quelles pourraient être les sanctions ?

Sur le plan fiscal, l’article 1734 du Code général des impôts dispose que l'absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication est punie d'une amende de 1 500 euros. L’amende est doublée si la situation n’a pas été régularisée sous 30 jours.

Depuis le 1er janvier 2006, l’article 1746 du Code général des impôts précise que quiconque met les agents habilités à constater les infractions à la législation des impôts dans l’impossibilité d’accomplir leurs fonctions est puni d’une amende de 25 000 euros), prononcée par le tribunal correctionnel. En cas de récidive, le tribunal peut prononcer une peine d’emprisonnement de six mois.

Pour découvrir toute l'actualité de Brother & RMC

Cliquez ici