La rationalisation du parc d'impression
La banque Neuflize OBC rationalise son parc d'impression sur ses différents sites pour réduire le nombre de documents imprimés et ainsi, diminuer ses coûts.
Cette rationalisation se déroule en deux temps : la première a lieu en 2013, en réduisant de façon importante le parc de machines; la seconde, en 2016, en migrant vers des MPS (Managed Print Services). « Avant 2013, nous disposions, au sein de notre groupe, d'une multitude d'imprimantes en couleurs et monochrome, des imprimantes locales, des modèles réseaux, tous de marque HP. Avec plus d'un millier de machines, cela représentait pratiquement deux équipements par utilisateur. À ce niveau, il était difficile d'assurer une gestion rigoureuse du parc notamment des consommables avec une centaine de références à la clé », reconnaît Adriano Sibella, Service Relation utilisateurs de la DSI chez Neuflize OBC.
Fort de ce constat, la banque décide, en 2013, de réduire son parc d'impression de 50 %. Comment cela ? Déjà en déployant 300 imprimantes réseaux monochromes (un modèle pour quatre utilisateurs) tout en conservant 350 imprimantes locales. Quant à la couleur, elle est uniquement accessible au travers de 70 multifonctions situés dans des locaux dédiés.
Ensuite, en remplaçant les machines hétéroclites d'origine HP par des équipements unifiés Brother (hors les 70 multifonctions) permettant ainsi à la banque de conserver une seule référence de consommable valable à la fois pour les imprimantes réseaux et les imprimantes locales. « Une seule référence de toner nous apporte plus de simplicité dans la gestion des consommables et un bien meilleur TCO. Quant au nombre d'imprimantes locales, nous avons avancé pas à pas car c'est toujours un sujet délicat de modifier l'espace de travail d'un collaborateur. Malgré une certaine résistance au changement, nous réussissons à faire adhérer assez rapidement les collaborateurs à ce projet. Cela nous permettra, dans les trois années qui suivront, de réduire le nombre de pages imprimées de 12 millions à 5 millions. Cette baisse est aussi à considérer avec la mise en place de notre politique RSE à laquelle nous manifestons un engagement très fort », explique Adriano Sibella.
Le passage vers les MPS
En 2016, c'est-à-dire à la fin de la garantie des équipements Brother, l'équipe IT de la banque commence à recenser des incidents surtout dus à la fin de vie des kits de maintenance. « Après les trois ans de garantie signés avec Brother, nous devons trouver une autre solution. En effet, pas question de racheter des kits de maintenance au prix des machines neuves. Notre appel d'offres nous amène à sélectionner Brother qui propose la meilleure solution commerciale et technique», précise Adriano Sibella.
Brother propose donc la mise en place d'un MPS: un contrat de leasing facturé au coût/page de 292 imprimantes laser mono HL-L6250DN. « Suite à notre étude, nous avons pu analyser le gain d'une telle approche qui conduit à s'affranchir de la gestion des consommables et du cycle de vie des équipements, tout en incluant le recyclage de nos anciennes machines», indique Adriano Sibella.
Bien sûr, Brother se distingue aussi par des imprimantes réseaux partagées plus performantes avec un excellent rapport qualité/prix. Et la banque profite d'un réaménagement des espaces de travail pour supprimer toutes les imprimantes locales. « Le coût d'une page sur une imprimante individuelle était de 0,10 €, faites le calcul pour un million de pages... Et de 0,25 € pour une imprimante partagée par quatre utilisateurs. La mise en place du MPS diminue fortement ce coût», tient à faire savoir Adriano Sibella. Ce contrat de leasing s'étale sur trois ans avec une facturation trimestrielle à la page gérée par le distributeur et intégrateur STIM plus. Ce contrat est accompagné d'une plate-forme pour le suivi et l'administration du parc. Il faut savoir que STIM plus est un fidèle partenaire de la banque : depuis sept ans, l'intégrateur est son interlocuteur unique pour la fourniture de périphériques (écrans, PC, affichage dynamique, imprimantes, infrastructure, etc.).
« Nous accompagnons Neuflize OBC dans leur transformation digitale depuis de nombreuses années en leur proposant une vision globale, ce fut notamment le cas pour ce projet de rationalisation du parc d'impression », précise Armand Kabrit, Directeur du développement de STIM Plus.
Adriano Sibella, en tant que chef de projet, était présent aux côtés des équipes de STIM Plus pour le déballage, la validation, le déploiement et le paramétrage des machines. En revanche, les serveurs d'impression ont été configurés par les équipes d'IBM.
