Pour faciliter la gestion et l’archivage liés à la dématérialisation des dossiers médicaux, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Limoges a déployé dans ses secrétariats un système de Gestion Electronique de Documents (GED) avec utilisation de QR codes. Grâce à son paramétrage et sa prise en main simplifiées, l’imprimante d’étiquettes QL-820NWB de Brother est apparue comme la solution idéale à intégrer à cette nouvelle solution.
Vers un hôpital connecté
Créé en 1974, le CHU de Limoges a entrepris depuis 2017 un plan de modernisation visant, entre autres, à garantir un meilleur accueil des patients et une meilleure efficience des différentes structures qui composent le centre hospitalier. Ce projet s’est notamment traduit par la construction d’un nouveau site de 26 000 m2, à la pointe de la technologie : l’hôpital Dupuytren 2.
En parallèle des chantiers physiques, d’importantes transformations digitales sont menées, contribuant à une meilleure organisation des soins. Dans ce contexte, le remplacement progressif du Dossier Patient Unique (DPU) par le Dossier Patient Informatisé (DPI) a nécessité la refonte complète de la gestion documentaire dans les secrétariats avec pour objectif principal le « zéro papier ».
Des QR codes à imprimer et à étiqueter
Alexandre André, DSI au sein du CHU de Limoges, est à l’initiative du projet de dématérialisation de documents. Désireux de mettre en place un système fluide permettant de scanner les différents éléments reçus par courrier, il a opté pour la solution MediGED, proposée par l’éditeur de logiciels Therasoft.
Alexandre André commente :
Nous avions la possibilité de connecter les scanners directement à l’application du DPI mais cela posait un problème de logique synchrone. Les secrétaires ne sont pas toujours disponibles ou n’ont pas immédiatement l’accord pour scanner les documents. Scanner un document inutile cause du ‘bruit’ dans le dossier patient. Nous avons donc imaginé la possibilité d’éditer et d’imprimer des QR codes afin de typer les documents.
Avec ce système, les secrétaires peuvent renseigner les informations relatives à un document patient dans l’outil métier Crossway : date, type, patient, niveau de confidentialité. Elles éditent ensuite un QR code avec MediGED, qui sera imprimé sous format étiquette par la QL-820NWB de Brother puis apposé sur chaque page des documents. Une fois l’autorisation médicale obtenue, les documents peuvent être scannés en masse en fin de journée et intégrés automatiquement au dossier patient grâce aux métadonnées précédemment définies.
Une configuration stable et robuste
Le choix des imprimantes a été crucial dans le déploiement de cette solution. Compacte, rapide et dotée d’un large écran, l’imprimante d’étiquettes QL-820NWB de Brother a également séduit le CHU Limoges par sa compatibilité avec le paramétrage du logiciel MediGED et la stabilité de sa configuration.
Alexandre André précise :
Pour avoir fait des déploiements du même type avec du matériel différent, nous n’avions pas réussi sur cette partie-là. Les utilisateurs pouvaient dé-paramétrer les imprimantes. Le paramétrage robuste et facilement industrialisable, à une échelle comme la nôtre, fait la valeur ajoutée des imprimantes Brother car il n’y a pas de maintenance de parc à prévoir sur cet aspect-là.
Une prise en main facile
Sébastien Dupic, Coordinateur équipe support et déploiement au sein du CHU Limoges, a été convaincu par l’imprimante d’étiquettes QL-820NWB présentée par Jérôme Mordelet, Ingénieur commercial chez Brother France :
Quand on déballe les imprimantes, il n’y a pratiquement rien à faire. Une fois qu’elles sont connectées au réseau, c’est le logiciel qui envoie la configuration à l’imprimante et qui verrouille les données, de sorte que l’utilisateur ne soit pas sollicité. Pour les secrétaires, c’est on ne peut plus simple en termes d’utilisation : elles ont seulement à changer les rouleaux d’étiquettes.
Depuis la phase pilote lancée fin 2017 dans les services d’endocrinologie et des urgences pédiatriques, le déploiement a été effectué dans plusieurs dizaines de secrétariats et devrait s’achever prochainement. Au total, environ 250 imprimantes auront été installées.
Un système performant
A ce jour, 750 000 pages de comptes-rendus, de courriers de médecins, de prescriptions ou encore, de résultats ont déjà été numérisées et le bilan est positif. La nouvelle gestion documentaire fait gagner un temps précieux aux secrétariats et facilite l’accès à l’information pour les médecins qui peuvent consulter rapidement les synthèses médicales.
Marianne Dupays, Référente et coordinatrice des secrétariats médicaux conclut :
On aurait pu dire au début que le classement n’était pas une priorité
mais aujourd’hui c’est devenu aussi important que le téléphone ! Les
médecins ne peuvent travailler sans les synthèses informatisées. Avec
l’ouverture du nouvel hôpital qui ne dispose pas d’archives, nous sommes
obligés de favoriser la dématérialisation. Et comme les dossiers
prennent de plus en plus de place, ça devenait de plus en plus important.
Franck-Olivier Vanderlynden, Responsable des Ventes chez Brother France, est ravi de cette collaboration :
Brother a pour objectif d’accompagner ses clients dans leurs problématiques de transformation et voir la QL-820NWB associée à la refonte complète de la gestion documentaire du CHU Limoges est une réelle fierté pour nous.
Ce modèle pourrait à terme être appliqué dans les 17 autres établissements du GHT du Limousin (Groupement Hospitalier de Territoire).
