Se parler plutôt que s'e-mailer : 5 avantages de la communication orale 

E-mail, messagerie instantanée, Twitter, Facebook, SMS... Nous communiquons de plus en plus par écrit (et parfois grâce aux emojis 😊), mais s'envoyer des e-mails toute la journée est-il vraiment le moyen de communication le plus efficace au travail ?Aujourd’hui, nous prenons conscience du fait que l’écrit n’est pas toujours la meilleure solution. En effet, dans certains cas, l’e-mail peut nuire à la productivité et l’oral peut s’imposer comme la méthode la plus efficace.

Dans ce contexte, de nombreuses organisations de premier plan comme Deloitte ou encore le Bureau du Cabinet au Royaume-Uni, ont mis en place des « journées sans e-mail » pour encourager leurs collaborateurs à se détacher de ce mode de communication. L’écrit est plus lent, interrompt la continuité du travail, peut être mal interprété et contribue parfois à la détérioration des relations à long terme. Au travers de cet article, bSmart vous propose de comparer les avantages de l’e-mail et des appels téléphoniques, d'identifier les inconvénients de l’écrit et de déterminer comment la communication orale peut contribuer à l’efficacité et à la productivité au sein des PME.

1. Eviter les interruptions

   Des études ont montré que les professionnels reçoivent en moyenne 121 e-mails par jour et en envoient 40.
   Après avoir lu le message et rédigé une réponse, ils mettent environ une minute et demie à se reconcentrer sur leur travail.
   En tout, cela représente trois heures par jour de productivité partielle. Les e-mails interrompent le flux de travail et la concentration, et le problème gagne en importance.
   
   En effet, le cabinet de recherche technologique Workfront a montré que 61 % des professionnels estiment que l’excès d’e-mails les empêche de bien travailler, contre 52 % seulement l’année précédente.
   
   Avant de cliquer sur « Répondre » ou « Répondre à tous », demandez-vous si votre message est vraiment important et s’il est nécessaire de l’envoyer à toute l’équipe. Peut-être qu’il serait plus efficace d’en discuter de vive voix.
   
   

2. Faciliter la compréhension

   Qui n’a jamais vu une simple question se transformer en chaîne interminable rassemblant des dizaines de personnes ? Ce mode de communication peut générer de la frustration car il est parfois difficile de se faire comprendre à l’écrit. L’e-mail n’est pas la meilleure solution pour aborder des sujets complexes, nuancés ou délicats.

   Pour éviter de rallonger le débat, il est plus efficace de dialoguer en face à face. Compte tenu de sa rapidité, la communication orale est bien plus efficace pour résoudre les problèmes. De plus, elle permet d’exclure les personnes figurant dans la liste de diffusion, ce qui évite ainsi les distractions inutiles. Rien ne vous empêche ensuite d’envoyer un e-mail pour récapituler ce qui a été dit.
   
   

3. Informations complémentaires

   Les discussions en face à face (même par vidéoconférence) vous permettent d’interpréter une multitude d’informations que l’on ne retrouve pas dans la communication écrite.

   En effet, vous pouvez par exemple vous baser sur le ton, les expressions faciales et les gestes de votre interlocuteur, ce qui enrichit considérablement la communication par rapport à l’e-mail.

   Des psychologues ont montré que la dimension écrite d’un message ne représente que 7 % de sa signification globale, tandis que 38 % du sens provient de l’intonation et 55 % des expressions faciales et du langage corporel. En d’autres termes, les mots jouent un rôle mineur dans la communication. Il est donc possible que certains e-mails soient mal interprétés, puisque les destinataires ne peuvent pas deviner le ton de l’expéditeur.

   L’un des principaux inconvénients de l’e-mail par rapport à l’oral est que vous ne pouvez pas entendre les intonations ou voir les expressions, deux facteurs qui véhiculent pourtant une multitude d’informations. Dans les organisations disposant de différents sites, les équipes n’ont pas l’occasion de se voir en personne et optent donc pour l’e-mail. Mais dans cette situation, les vidéoconférences s’imposent comme un moyen de communication efficace et peuvent renforcer les relations professionnelles.

4. Chaque seconde compte

   Les e-mails atteignent les destinataires en une fraction de seconde partout dans le monde, mais il ne s’agit pas nécessairement de la méthode la plus rapide pour communiquer avec quelqu’un. En effet, la rédaction et la relecture d’un e-mail efficace et clair prennent un certain temps, et vous ne pouvez pas savoir si votre destinataire vous répondra rapidement. D’ailleurs, vous ne savez même pas s’il/elle surveille sa boîte de réception.

   Quelque chose d’urgent pour vous n’aura pas nécessairement la même importance pour la personne à qui vous écrivez. Dans certains cas, votre e-mail se perdra au milieu des centaines de messages non lus jusqu’à ce que votre destinataire le consulte. Une enquête a montré que 38 % seulement des e-mails reçus au travail sont réellement importants : dans ce contexte, il est logique que les professionnels ne se précipitent pas pour répondre à chaque message immédiatement.

   Il est facile de contourner ce problème en appelant directement la personne ou en lançant une vidéoconférence. De plus, l’oral facilite la compréhension et vous permet d’obtenir un retour instantané.

   Et pour finir, il est plus difficile d’ignorer une sollicitation ou un appel qu’un simple e-mail.
   
   

5. Des relations authentiques

   L’oral ajoute une dimension humaine que l’on ne retrouve pas dans l’e-mail et qui permet de développer des relations avec les collaborateurs et les clients. L’écrit est par nature impersonnel : il empêche les gens d’exprimer leur personnalité, ce qui est pourtant très important au travail et dans la vie de tous les jours.

   Si vous êtes amenés à interagir régulièrement avec la même personne, il est plus facile d’entretenir une bonne relation et de développer la confiance et la bienveillance, deux éléments clés pour la réussite de l’entreprise.

   Dans les communications orales (que ce soit par téléphone ou par vidéoconférence), la conversation commence généralement par un échange informel : « Vous avez passé un bon weekend ? Comment va votre famille ? Vous avez beau temps ? ».

   Par opposition, l’e-mail ne nous donne pas l’opportunité d’échanger de cette manière. Et plus vous dialoguez, plus vous améliorez vos compétences de communication.