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Un employé travaille depuis son bureau à domicile. Il est assis à un bureau et travaille sur un ordinateur de bureau avec une imprimante d'étiquette Brother P-touch à ses côtés pour contribuer à renforcer la productivité de l'entreprise.

Comment l'étiquetage peut-il aider les entreprises à optimiser le travail hybride ?

Les environnements de travail actuels se transforment sous nos yeux et s'éloignent chaque jour un peu plus des bureaux traditionnels.

Au cours de la pandémie de COVID-19, de nombreux professionnels ont basculé en télétravail. Dans ce nouveau contexte, les employés, comme les chefs d'entreprise, en ont reconnu les différents bénéfices, tant en termes d'équilibre entre vie privée et vie professionnelle qu'en matière de productivité. A tel point que de nombreuses sociétés envisagent désormais de répartir les semaines de travail entre journées passées au bureau et journées en home office.

Selon des études récentes, près d’un tiers des heures travaillées pourraient prendre place à la maison après la pandémie (1) et le travail hybride deviendra ainsi la norme (2). Malgré les avantages évidents qu'apporte le télétravail, cela pose également un certain nombre de défis à relever pour les entreprises et les employés. 

Pour les entreprises, la dispersion des effectifs rend la traçabilité du matériel plus complexe, au même titre que la sécurisation de leurs biens et l'assistance aux employés, en cas de problème technique. Pour ces derniers, la création d'un environnement de travail efficace à domicile peut s'avérer délicat.

Les imprimantes d'étiquettes sont déjà un outil plébiscité par les managers. Aujourd’hui ces étiqueteuses peuvent aider les entreprises à relever les défis logistiques et informatiques liés au travail à domicile. Voici nos quatre conseils pratiques en matière d'étiquetage pour contribuer à la productivité des employés et aider les entreprises dans la gestion de leurs biens :

Améliorer l'inventaire des équipements grâce à l'étiquetage des biens 

A mesure que les environnements de travail s’installent petit à petit au cœur des foyers, les professionnels rapportent plus de matériel chez eux qu'auparavant. Il est donc plus difficile pour les entreprises d'assurer la traçabilité de leurs équipements. Alors que les services informatiques des grandes entreprises ont adopté le marquage des actifs depuis des années, les petites entreprises n'ont peut-être pas eu besoin d’étiqueter leurs biens jusqu'à présent.

Le marquage des actifs, ou étiquetage des biens, s'appuie sur la création d'un numéro de série ou d'un code-barres unique pour identifier l’équipement, qu'il s'agisse d'une souris, d'un chargeur, d'un ordinateur portable ou même d'une simple chaise de bureau. Cela permet aux entreprises de tenir un registre alloué à leurs équipements, qui facilite les process de planification, de gestion de l’inventaire et d'identification du matériel. 

La maintenance et les mises à jour de firmwares peuvent également être assurées via l’étiquetage des biens, ce qui permet de maintenir la sécurité du matériel de l'entreprise. 

L'utilisation d'une imprimante d'étiquettes à code-barres permet de scanner facilement les étiquettes, réduit considérablement les erreurs et rend le process bien plus rapide qu’une saisie manuelle. Toutefois, si l'équipement se trouve à l’extérieur de l'entreprise et ne peut être scanné, un numéro de série peut être utilisé pour identifier l'appareil.

Etiqueter l'équipement pour limiter la perte des biens de l'entreprise

Le travail hybride implique également qu’un plus grand nombre de personnes est amené à transporter du matériel entre leur domicile et leur bureau. Cette situation entraîne un risque de perte accru. Cela représente un coût pour l'entreprise, mais aussi un risque tout aussi important en heures de travail perdues, et de données confidentielles susceptibles de tomber entre de mauvaises mains.   

En étiquetant clairement l'adresse de leur siège social et leurs coordonnées sur leurs biens, les entreprises peuvent limiter ce risque, et augmenter les chances de récupérer leur équipement. Cela permettra à la personne qui le trouve de le restituer plus facilement.

Ce risque n'est pas uniquement lié au transit des employés. La démocratisation du flex office, qui voit la diminution de bureaux attitrés pour les employés, a un impact sur le nombre d'équipements perdus ou égarés. L'étiquetage des objets, avec le nom ou le numéro d'identification d'un collaborateur peut permettre d'y remédier.
Une employée travaille depuis son bureau à domicile. Elle organise ses dossiers papiers à l'aide d'une imprimante d'étiquettes afin de contribuer à la productivité de l'entreprise.
Une imprimante d'étiquettes peut aider les professionnels à rester organisés au sein de leurs foyers. 

L'impression d'étiquettes d'expédition professionnelles 

Le travail hybride, combiné à la croissance du e-commerce, peut avoir pour conséquence un plus grand nombre de courriers et de plis professionnels envoyés depuis la maison. 

Pour garantir un étiquetage professionnel à la fois conforme et efficace, une imprimante d'étiquettes wifi dédiée aux étiquettes d'expédition peut être utilisée pour le home office. Cela permet aux personnes en télétravail de créer rapidement des étiquettes claires, pour des livraisons effectuées à temps et de limiter ainsi les retours liés à un étiquetage illisible. 

Optimiser l'organisation des bureaux à domicile 

Il est probable qu'à l'avenir les entreprises aient pour obligation de se porter garante des bureaux à domicile de leurs employés. Dès aujourd'hui, celles-ci peuvent se montrer proactives en offrant la possibilité d'organiser plus efficacement les différents espaces de travail. 

Le travail à domicile implique un nombre plus important d'équipements, de câbles et de papiers administratifs présents au sein du foyer. Les entreprises peuvent aider leurs employés à rester organisés en leur permettant d'étiqueter efficacement les câbles, dossiers et boîtes de rangement afin de bénéficier des meilleures pratiques en vigueur au bureau, sans perdre trop de temps sur les tâches administratives. 

Les environnements de travail de demain connaîtront également une diminution des bureaux attitrés pour les employés. Il sera donc essentiel d'étiqueter chaque objet au bureau pour s'assurer que le personnel puisse conserver son équipement personnel.

Si l’année qui vient de s'écouler a bien démontré une chose, c’est que les entreprises peuvent s’adapter aux circonstances les plus difficiles. Si toute notre attention se tourne désormais vers une transition délicate en faveur du travail hybride, les entreprises peuvent compter sur un étiquetage fiable pour rendre la vie de chacun un peu plus facile. 

Pour vous assurer que vos collègues sont parés pour le travail hybride et parfaitement équipés pour le télétravail, découvrez dès aujourd'hui nos solutions d'impression d'étiquettes.

Sources 

(1) https://www.consultancy.eu/news/5436/one-third-of-work-in-europe-could-be-remote-post-pandemic

(2) https://www.bbc.co.uk/news/business-56331654

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