Bien choisir son imprimante multifonction !

Quels sont les avantages des imprimantes multifonctions ?

Dans les entreprises, les imprimantes multifonctions ont remplacé de nombreuses imprimantes classiques, car elles offrent des avantages significatifs :

• Elles permettent d'économiser de l'espace et de l'énergie, en répondant à différents besoins au travers d'un seul équipement (impression, photocopie, numérisation ou fax) ;
  
• Par conséquent, elles favorisent la réalisation d’économies sur les coûts de maintenance et les consommables (cartouches d'encre et toners) ;
• Investir dans une imprimante multifonction, après analyse comparative, revient moins cher que l'achat séparé de différents appareils.

Les points à prendre en compte avant d'acheter une imprimante multifonction

Réaliser un comparatif peut vous guider vers le bon choix. Toutefois, il est nécessaire de savoir quels sont les critères les plus importants à considérer avant de prendre une décision. Il est par exemple essentiel de déterminer l'usage qui sera fait de votre équipement, le nombre quotidien de copies, d'impressions, de télécopies et de numérisation, ou encore le nombre d'utilisateurs ayant accès à l'appareil.

Les autres aspects importants à considérer :

1. Le coût total de possession (TCO)⁽¹⁾. Le coût initial du matériel ne doit pas être le seul critère de votre comparatif d’achat. D'autres facteurs doivent également être pris en compte, tels que le coût des consommables qui seront utilisés, tout au long du cycle de vie du produit, mais aussi le volume d'impression, etc.
2. La simplicité d'utilisation. Le temps consacré à la prise en main de votre équipement doit être minimal pour favoriser son utilisation immédiate sur le lieu de travail. Disposer d'un équipement bénéficiant d’un processus d'installation et de configuration simple, de menus intuitifs, ainsi qu'un accès facile à l'information, fait partie des avantages à ne pas négliger.
3. La connectivité. Que ce soit par le Wi-Fi ou le réseau filaire, pour se connecter aux appareils mobiles ou au Cloud, il est important que votre équipement puisse se connecter au réseau existant, qu’il soit compatible avec différents appareils et que plusieurs utilisateurs puissent l'utiliser. La simplicité du processus d'installation et de configuration, ainsi que la résolution ultérieure des problèmes, sont des critères à évaluer.
4. Un équipement multifonction efficace. La possibilité d'exécuter deux fonctions simultanément sur le même équipement évite toute attente inutile. N'oubliez pas de vérifier ce point au moment de réaliser votre comparatif.
5. Sécurité, confidentialité et évolutivité. La protection des informations de l'entreprise ou des clients est essentielle. Les équipements qui vous aident à contrôler l'accès, à crypter les données ou à imprimer en toute sécurité avec un code PIN, par exemple, doivent être priviliégiées lors de l'achat d'une imprimante multifonction. Il est important que votre choix tienne compte des besoins présents et à venir de votre entreprise. 

Enfin, n’oubliez pas de consulter les comparatifs d’achat réalisés par des agences de test indépendantes, afin de connaître l’avis des experts sur la qualité et les performances du produit que vous envisagez d'acheter.

Sources et notes

⁽¹⁾ TCO : le TCO (« Total Cost of Ownership ») définit le coût total de possession d’un équipement, et comprend, au-delà de son prix d’acquisition, les coûts de consommables, de sa consommation énergétique, de sa maintenance…