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Une jeune femme en blouse blanche travaillant au sein d'un environnement médical.

Comment les scanners de documents peuvent aider les professionnels de la santé à renforcer la qualité des soins ?

Dans tous les pays européens, le secteur de la santé connaît actuellement une pression inédite. Le vieillissement de la population, l'explosion du nombre d'admissions et des tâches administratives qui pèsent sur les cliniques et établissements de santé augmentent la charge de travail des équipes soignantes.

Les contraintes administratives et budgétaires croissantes incitent les professionnels de la santé à privilégier des méthodes de travail toujours plus efficaces (1). Face aux changements liés à la pandémie de COVID-19, il a fallu que chacun s'adapte rapidement. Une réactivité qui s'est traduite sur le terrain par la recherche de nouvelles façons de travailler, contribuant ainsi à l'accélération de la transformation digitale du secteur médical. 

C'est une évidence : plus les cliniciens passent de temps auprès des patients, plus la qualité des soins prodigués est meilleure (2). Cependant, le volume des tâches administratives dans le secteur de la santé est redoutable. Chaque jour, une clinique traite 120 tâches administratives en moyenne. A cause d'une information manquante (3)un certain nombre de patients se retrouvent malgré tout redirigés vers leur médecin traitant, ce qui leur fait perdre un temps précieux.

Chaque minute passée à gérer la quantité d'informations contenues au sein de documents physiques, tels que les dossiers et rapports médicaux, les ordonnances et les courriers des patients, alourdit de plus belle cette charge administrative.

La transformation digitale du secteur de la santé 

70 % des professionnels de la santé affirment que la duplication des tâches administratives et la lenteur des procédures manuelles les empêchent d'accomplir leurs priorités quotidiennes, en plus d'avoir un impact sur l'expérience médicale du patient (4).

Ce constat a poussé de nombreux établissements de soins de santé à améliorer la gestion de leur système d'information. Alors qu'ils se tournent vers la technologie pour rendre leur travail plus simple et plus efficace, la numérisation des données patients s'avère être l'un des principaux facteurs de cette transformation.

Notre livre blanc consacré à « La technologie dans le secteur de la santé » examine la façon dont les informations sont stockées et partagées. Cette enquête révèle que deux tiers des professionnels du secteur de la santé croient déjà que les flux de travail numérisés sont plus efficaces que les systèmes de gestion traditionnels basés sur le papier (4).

L'étape la plus évidente à observer, en faveur de la création de dossiers patients électroniques, consiste à convertir les dossiers papier en documents numériques, de sorte que les informations qu'ils contiennent puissent être partagées et rendues accessibles auprès de tous ceux qui en ont besoin. C'est pourquoi les scanners de documents sont de plus en plus indispensables pour les cliniques. 

Pourquoi avez-vous besoin d'un scanner de documents ? 

Convertir les dossiers papier dans un format numérique pouvant être rapidement stocké, recherché, lu et partagé est plus simple qu'il n'y paraît.

Avec un scanner de documents, les documents papier peuvent être transformés en PDF consultables, associés au dossier électronique du patient (DEP). Cela permet d'accéder plus rapidement aux dossiers médicaux par le biais de mots-clés. L'utilisation de scanners de documents permet également de lire et d'importer directement les informations contenues dans ces dossiers, au sein de systèmes d'information et de gestion des patients tels que Docman et EMIS. 

L'utilisation d'un scanner de documents pour la numérisation de données limite les risques de perte, de dommage et de confidentialité auxquels ces informations sont exposées. De plus, si vos courriers ou prescriptions médicales contiennent des codes-barres, la dématérialisation des dossiers papier peut être améliorée si vous optez pour un scanner prenant en charge la lecture de codes-barres. Cette fonction permet de lire automatiquement les formats de code-barres les plus courants, au fur et à mesure de la numérisation de vos documents et d'enregistrer automatiquement ceux-ci dans des dossiers prédéfinis. Vous gagnez ainsi un temps précieux et limitez le nombre d'erreurs. 

Un accès simplifié aux dossiers médicaux

La capacité du personnel clinique et administratif à partager les bonnes informations avec la bonne personne au bon moment implique une prise de décision plus éclairée, plus rapide et plus simple. Et 77 % des professionnels de la santé s'accordent pour dire que les flux de travail numériques vont se développer à l'avenir.

Plus important encore, ces informations sont facilement accessibles. à chaque étape du parcours du patient, pour créer un système de soins beaucoup plus interconnecté (4).

Un hôpital français a ainsi pu regrouper 10 années de notes médicales au sein d'un fichier de données unique. Cela leur a permis de visualiser, pour la première fois, certaines tendances globales et d'adopter une vision plus stratégique en matière de prestation de santé. En analysant certaines corrélations entre différentes variables - c'est à dire en identifiant les facteurs communs chez les patients ayant des pathologies spécifiques - ils ont pu monitorer l'efficacité de différents médicaments prescrits (4). Cet exemple démontre que la technologie peut vraiment contribuer à améliorer les soins médicaux. 

Pour découvrir comment Brother peut vous aider à réduire le volume des tâches administratives, améliorer les performances du personnel soignant et fournir des soins encore plus efficaces aux patients, consultez notre sélection de scanners de documents spécialisés pour le secteur de santé. Nous vous invitons également à télécharger notre livre blanc dédié à « La technologie dans le secteur de la santé »

 

Sources

(1) https://osha.europa.eu/en/publications/reports/current-and-emerging-occupational-safety-and-health-osh-issues-in-the-healthcare-sector-including-home-and-community-care

(2) https://pilotfeasibilitystudies.biomedcentral.com/ : « A pilot study of the duration of GP consultations in Ireland », 01 décembre 2019.

(3) https://www.england.nhs.uk/gp/case-studies/tackling-a-backlog-of-admin-tasks-north-brink-practice-midlands-and-east/

(4) Savanta : « Technology in healthcare », janvier 2021.

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