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Maîtriser les coûts permet d'améliorer l'efficacité d'une entreprise

Le contrôle des coûts, enjeu clé des entreprises

  • 8 min de lecture

De la bonne gestion du contrôle des coûts et de la performance

En entreprise, le contrôle des coûts soulève généralement un sentiment d’appréhension : la société serait sur le déclin et d’autres coupes budgétaires pourraient tomber. Etablir une bonne stratégie de contrôle des coûts n’est pas synonyme de faillite, bien au contraire.

En effet, les bonnes stratégies de contrôle des coûts peuvent participer à la productivité des entreprises, les rendre plus efficaces et les préparer à l’avenir. Dans le domaine technologique, les dépenses maîtrisées peuvent générer des résultats impressionnants. Pour cela, il faut adopter une approche de gestion financière à long terme : les initiatives ponctuelles en matière de gestion et d'économies ne suffisent pas.

Comme l’explique Jim McGittigan, Vice-président en charge de la Recherche pour la société de conseil Gartner, les initiatives ponctuelles ne suffisent pas : « Toutes les organisations cherchent à optimiser leurs coûts IT. Mais les entreprises les plus performantes sont celles qui adoptent des stratégies de contrôle à long terme, et non pas ponctuelles ».

Ces bonnes stratégies de contrôle des coûts permettent de faire des économies dans l’immédiat tout en donnant à l’organisation la possibilité d’étendre ses capacités (de manière temporaire ou permanente) pour répondre à la demande future. Pour bien commencer, les entreprises doivent calculer les postes de dépenses liés au coût IT et identifier les sources d’inefficacité. Il est utile de comparer ces résultats internes aux références sectorielles pour savoir si les dépenses sont trop importantes dans certains domaines.

Avec cette approche, les entreprises peuvent facilement identifier les coûts superflus. Le plus délicat n’est pas de réduire simplement les dépenses mais de trouver la meilleure approche possible dans l’immédiat et pour l’avenir. Voici quelques facteurs applicables à tous les projets IT dont vous pourriez tenir compte.

La migration vers le Cloud, un exemple majeur d'économies sur le long terme

Le Cloud s’impose comme une transformation digitale majeure pour le monde de l’entreprise, rivalisant avec l’impact d’Internet. En optant pour un service Cloud, votre entreprise n’a plus besoin d’acheter de logiciels car elle utilise un modèle d’abonnement.

Ces formules sont en passe de devenir la norme dans le secteur IT. Laurie Wurster, Directrice de la Recherche chez Gartner, explique : « Avant, les clients achetaient ou louaient des technologies. Ensuite, ils ont acheté des services IT. Et aujourd’hui, ils « achètent » des relations à long terme avec des fournisseurs. Le modèle hybride Cloud sur site est en passe de s’imposer comme la solution de choix des entreprises. D’ailleurs, la plupart des éditeurs de logiciels proposent aujourd’hui leurs produits dans le cadre d’offres Cloud ».

Les services Cloud offrent une multitude d’avantages. Votre équipe IT n’a plus besoin de s’occuper de la maintenance et de la mise à niveau des logiciels et du matériel car le fournisseur Cloud s’en charge lui-même. La planification est également simplifiée car les capacités Cloud peuvent être augmentées ou réduites en un clic seulement. Les offres Cloud s’imposent donc comme un choix évident pour les entreprises, compte tenu des économies considérables et de l’agilité qu’elles génèrent.

En conclusion, le Cloud s’avère particulièrement efficace dans le cadre du remplacement des systèmes existants.

Optimisation des licences logicielles

Qu’elles utilisent le Cloud ou des modèles sur site, les entreprises peuvent optimiser leurs licences logicielles pour faire des économies. Selon une enquête de Gartner, l’optimisation des licences peut générer jusqu’à 30 % d’économies sur les coûts logiciels.

Les logiciels d’entreprise sont souvent présentés de manière compliquée et sont disponibles dans de nombreuses options. Le choix par défaut est souvent la formule la plus onéreuse dotée de toutes les fonctionnalités. Mais en analysant les besoins réels de chaque utilisateur, les entreprises peuvent opter pour des licences moins complètes et réduire leurs coûts.

Les entreprises doivent également pouvoir réutiliser leurs licences existantes. Lorsqu’un ancien ordinateur est désinstallé ou qu’un collaborateur quitte son emploi ou change de poste, il est important de réattribuer ces licences ailleurs dans l’entreprise ou de les résilier, si possible. La plupart des entreprises dépensent des milliers d’euros dans des logiciels que personne n’utilise jamais.

Matériel géré : les services de gestion d’impression

À l’instar du Cloud, les abonnements de matériel géré peuvent générer des économies considérables en entreprise.

Par exemple, grâce aux services de gestion d’impression Printsmart de Brother, vous pouvez mettre votre matériel à niveau, anticiper précisément les coûts et déléguer la gestion à nos équipes. Avec cette approche, vous achetez à la fois du matériel et une expertise dont vous ne disposez pas forcément en interne. De plus, vous bénéficiez d’un système sur mesure parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise. Les services de matériel géré et de gestion d'impression sont flexibles et évoluent au fil de votre croissance.

Un processus de gestion continu

Tous ces exemples vont dans le même sens. L’objectif est donc de réduire la charge IT, réaliser des économies et rendre l’entreprise plus flexible. Pour une réussite et une performance continue, il est important d’aligner chaque décision IT sur la stratégie de contrôle des coûts et de prévoir des révisions régulières. En prenant en compte ces mesures, les entreprises maîtrisent leur budget et leur trésorerie peuvent évoluer et traverser plus facilement les périodes difficiles.

Découvrez comment les petites entreprises de différents secteurs peuvent tirer parti de la technologie.

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