Louer ou acheter son imprimante : Que choisir ?

L’achat ou la location d’une imprimante est une question à se poser en amont, bien avant le moment de choisir une imprimante laser ou jet d’encre, par exemple. Est-ce pour un usage sur le long ou bien sur le court terme ? Quels sont les avantages de la location par rapport à l’achat (et inversement) ?

Les avantages de la location d’une imprimante

La location d’une imprimante en milieu professionnel peut être due à un besoin ponctuel. Par exemple, il y a besoin de sortir un grand volume de documents pendant une période définie. Il est alors possible de louer une imprimante professionnelle capable de supporter une forte charge de travail. Le coût sera beaucoup moins élevé par rapport à un achat, vous pourrez la rendre une fois le travail terminé. Mais ce ne sont pas les seuls avantages : 

• L’un des avantages de la location d’imprimante est la maîtrise du budget. En effet, dans la grande majorité des cas, le contrat de location comprend également la maintenance. Ainsi, le loueur fait intervenir un technicien en cas de problème, sans surcoût. Le prix de la location est fixe et permet d’éviter les mauvaises surprises, ou les dépassements de budget en cas de panne ou de changement de matériel.

• Le matériel, justement, est un autre des avantages de la location. En effet, il vous est possible en location de le changer fréquemment. Cela peut-être pour s’adapter à votre charge de travail, ou tout simplement afin d’opter pour une imprimante plus récente, potentiellement plus efficace. Cela peut inclure un coût supplémentaire, mais celui-ci est prévu. Il s’inclut donc parfaitement dans un budget.

• Le loueur peut également vous apporter son expertise technique sur le sujet. En fonction du matériel informatique utilisé dans votre entreprise, il peut vous proposer une imprimante compatible avec celui-ci. Il est important de maintenir une certaine homogénéité informatique afin d’assurer la compatibilité de vos équipements.

Les avantages à l’achat d’une imprimante

La question de l’achat d’une imprimante peut se poser si vous comptez en faire une utilisation sur le long terme. En effet, l’achat sera vite rentabilisé si l’imprimante est utilisée souvent, à un rythme soutenu. Cependant, il faut être conscient de l’usure d’un tel matériel, surtout s’il est utilisé de façon intensive. Ainsi, une imprimante doit être réparée, si ce n’est changée, lorsqu’elle montre des signes de fatigue ou qu’elle tombe en panne.

Bon à savoir : prévoir un budget pour les réparations

Parce qu’on n’est jamais à l’abri d’un pépin technique, il peut être sage de prévoir un petit budget alloué à la maintenance de votre imprimante. Il peut s’agir d’une panne ou d’un dysfonctionnement arrivant à tout moment. S’ils ne sont pas couverts par la garantie, cela peut poser un problème. C’est pourquoi il est judicieux d’avoir une enveloppe dédiée aux imprévus.

Un des autres avantages à l’achat d’une imprimante est la garantie constructeur contractée lors de celui-ci. Cela vous permet d’avoir un contact en cas de problème, d’obtenir le remplacement ou la réparation offerte de votre matériel garanti. Il ne faut pas négliger celle-ci, elle peut être d’un grand secours si l’imprimante est utilisée régulièrement et nécessite une maintenance. Il est également possible de se renseigner sur une éventuelle extension de garantie si vous désirez étendre votre protection sur plusieurs années. Vous pourrez vous couvrir plus longtemps, avant de devoir éventuellement changer de matériel.

L’achat d’une imprimante a aussi l’intérêt d’être budgété en amont. Cela garantit à l’entreprise une totale liberté financière. Une fois l’achat réglé, en une ou plusieurs fois, et les dépenses passées dans le budget, vous n’avez plus vraiment à vous en soucier. Il reste bien entendu les consommables à acheter régulièrement, cartouches d’encre ou toners.

Enfin, certaines entreprises de location peuvent vous offrir la possibilité d’acheter le matériel loué si, finalement, vous changez d’avis sur son usage. La société locatrice peut vous faire bien entendu un prix sur le matériel, en fonction des mensualités déjà réglées par exemple. Vous pouvez négocier un contrat d’entretien supplémentaire afin d’avoir accès à une maintenance régulière. Celle-ci est effectuée par un professionnel envoyé par la société de location.

Pour conclure, voici les trois points à retenir concernant le choix entre l’achat et la location d’une imprimante :

• Ce choix se fait en fonction de vos besoins en termes d’impression, et de vos capacités financières.
• La location est pour vous si vous souhaitez maîtriser votre budget et avoir accès à du matériel de pointe régulièrement renouvelé, ou bien pour un usage bien précis sur des périodes courtes.
• L’achat est préférable lorsque vous savez d’avance qu’elle sera utilisée de façon régulière, de manière plus ou moins intensive, ou encore si vous ne souhaitez pas être dépendant d’une société tierce.

Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise décision quant à l’achat ou la location d’une imprimante. Il s’agit réellement de bien évaluer le besoin à l’instant T, puis vos capacités financières. Les deux solutions ayant des avantages et des inconvénients, il convient de se poser les bonnes questions pour être sûr de faire le bon choix à la fin.