Notre guide pratique pour vos besoins de numérisation à domicile

1. Première étape du process de numérisation 

• Réduisez le gaspillage de papier inutile : avant d'entamer votre process de numérisation, éliminez les documents inutiles ou en double pour économiser du temps et des efforts ! 
• Élaborez un plan de numérisation : réfléchissez à la façon dont vous avez classé vos documents papier et à la façon dont la numérisation de vos documents pourrait améliorer ce classement. Par exemple, si vos dossiers papier sont actuellement classés par année, vous pourriez les organiser par client une fois numérisés. 

2. Organiser et gérer votre système de classement numérique 

• Créer et organiser votre classement numérique en sous-dossiers : prenez le temps de cartographier votre nouveau système de stockage et de classement numérique. Cela vous évitera de devoir déplacer des documents au cours du process de numérisation. Organisez le classement numérique de vos fichiers avec des noms cohérents, en créant des sous-dossiers dotés de balises ou de mots-clés. Vous pouvez envisager de les répartir par mois (par exemple, Factures>2019>Mai) ou par client (Client>Projet>Factures).
• Disposer d'une sauvegarde est essentiel : en tirant parti de la numérisation via le stockage cloud, vous pouvez accéder à vos fichiers où que vous soyez, sans risquer de perdre vos documents papier ou vos sauvegardes physiques.
• Archiver pour plus de clarté : avoir des fichiers numériques désordonnés peut être aussi frustrant que d'avoir des piles de documents papier sur ses étagères. Si vous n'avez plus besoin de certains documents ou projets, déplacez des dossiers entiers - y compris les sous-dossiers - dans un répertoire distinct auquel vous pourrez accéder à tout moment.

3. La numérisation doit devenir une routine

• Un réflexe automatique : numérisez chaque document important au fur et à mesure de votre process de numérisation pour que cela devienne une nouvelle habitude. 
• Numérisez et recyclez : après avoir numérisé vos documents, jetez-les à moins qu'ils ne soient absolument indispensables. En les recyclant, vous aurez un espace plus organisé et contribuerez à préserver la planète.
• Revoyez et renouvelez votre approche : si le papier a de nouveau tendance à s'accumuler, prenez le temps de revoir votre process. Réfléchissez aux raisons pour lesquelles les documents ne peuvent être numérisés ou recyclez-les pour optimiser votre classement numérique.

4. Nos conseils pratiques 

• Les caractéristiques à avoir en tête pour l'achat d'un scanner : la numérisation recto-verso est essentielle pour numériser de nombreux fichiers. Une résolution de 300 dpi sera suffisante pour la numérisation de documents au sein des petits bureaux et des espaces de travail à domicile. Si vous avez une tâche urgente à terminer, un chargeur automatique de documents (ADF) vous aidera à traiter toute une pile de pages sans que vous ayez besoin d’être présent au niveau de la machine. 
• Le choix d’un scanner portable ou bureautique : les scanners existent dans toutes les tailles et tous les formats. Certains scanners, comme les derniers modèles de Brother, sont conçus pour faciliter le travail mobile, ce qui les rend particulièrement adaptés aux besoins des professionnels sur le terrain. D'autres sont conçus pour être rangés dans des tiroirs, pour vous permettre de garder votre bureau ou votre maison en ordre.
• OCR : la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’éditer les documents imprimés, ce qui constitue un atout non négligeable en faveur de la numérisation de documents. Vous localisez par ailleur plus facilement vos fichiers numérisés au sein de votre système.

La conversion de documents papier en fichiers numériques est amenée à se développer. Alors, si vous êtes prêt à vous débarrasser du papier empilé sur votre bureau, pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui ?

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