Quels sont les avantages d'un scanner avec OCR intégré ?
Découvrez quels sont les avantages d’un scanner avec OCR intégré pour votre utilisation au quotidien. Brother dispose d’une large gamme d’imprimantes dédiées à ce type d’utilisation.
Numériser vos documents va vous permettre d’y voir plus clair dans votre espace de travail, mais également de les archiver et de les partager plus aisément. Seulement, une fois numérisés, peut-être pensez-vous qu’il est impossible de les éditer à nouveau. Et pourtant, grâce à un scanner OCR (Optical Character Recognition ou reconnaissance de caractères), c’est non seulement possible, mais aussi très facile d’accès.
Qu'est-ce que la technologie de reconnaissance de caractères OCR ?
Si vous vous demandez comment éditer le texte d'un document déjà numérisé à l'aide de votre scanner, un logiciel OCR est là pour répondre à vos besoins.En quelques mots, ce type de logiciel permet de reconnaître et d'encoder les caractères d'un document afin que votre ordinateur puisse les traiter sous forme de texte et non d'image. Vous pourrez ainsi facilement éditer vos textes scannés le cas échéant. Concrètement, un logiciel OCR effectue la traduction électronique des documents numériques pour les rendre modifiables et interrogeables. Cela permet d'accéder aux informations des documents numérisés afin de les intégrer dans des logiciels spécifiques tels que des programmes de comptabilité ou de logistique.
La technologie OCR s'est considérablement améliorée au fil des années et son usage est de plus en plus répandu. La plupart des solutions disponibles sur le marché sont aujourd'hui très performantes.
À savoir : cette solution n'a pas besoin d'être intégrée à des scanners ou des imprimantes multifonctions. Elle peut venir compléter votre matériel sous la forme d'un logiciel autonome.
Est-ce que tous les formats de textes peuvent être reconnus et édités à l'aide d'un logiciel OCR ?
Aujourd'hui, les solutions OCR peuvent reconnaître de manière fiable la plupart des caractères imprimés sur un document. De plus, certains logiciels OCR, plus puissants, sont également capables de reconnaître des textes manuscrits. Il est possible que, par le passé, vous ayez déjà utilisé une telle solution et constaté qu'elle confondait une multitude de caractères, ce n’est heureusement plus le cas actuellement.Qu’est-ce que le logiciel ABBYY ?
ABBYY est un fournisseur de technologies et de services proposant la reconnaissance des documents et la saisie de données. Ainsi, ABBYY a développé un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) et un logiciel de reconnaissance de texte permettant une conversion rapide et facile de documents papier en PDF et images numériques, les rendant modifiables et interrogeables.
Ce logiciel s’affiche comme un outil très utile au sein de nombreux services :
- Légal : pour modifier des informations sensibles ;
- Secteur public : afin de créer des archives numériques consultables ;
- Éducation : pour extraire des parties de textes dans le cadre de cours, par exemple ;
- Finance/comptabilité : pour sécuriser des informations sensibles et convertir rapidement ;
- Santé : les libéraux du domaine médical et autres établissements (cliniques, hôpitaux publics…) peuvent profiter de la reconnaissance automatique des factures, mais aussi d’historiques spécifiques.
Quels sont les avantages d’un scanner avec OCR intégré ?
Les logiciels OCR possèdent de nombreux avantages, et notamment :
- L’accès à vos documents est facilité ;
- La recherche et la consultation des informations sont plus rapides ;
- Vous préservez et garantissez la conservation de vos documents ;
- Vous pouvez intégrer facilement des images ou des informations au sein de n'importe quel document numérisé ;
- Un fichier numérique peut instantanément être partagé en ligne via des outils de communication comme les réseaux sociaux, les boîtes de messagerie ou le cloud ;
- Un même document numérique peut être consulté simultanément par plusieurs utilisateurs à la fois ;
- Vous êtes aussi en mesure de corriger certaines erreurs présentes dans les documents originaux. Vous pouvez vérifier d’éventuelles informations contradictoires, doublons ou écarts de données ;
- L'accès aux informations bénéficie également d'une sécurité renforcée, via la possibilité d'utiliser un mot de passe personnel ou des systèmes de gestion de profil ;
- Vous limitez l’utilisation de feuilles de papier et diminuez votre empreinte carbone ;Vous évitez les erreurs de saisie manuelle.
Quelles peuvent être les applications concrètes de l’OCR ?
Les bons de commande
Pour les entreprises qui utilisent des bons de commande papier, l’OCR s’affiche comme une excellente solution permettant de transformer les documents en fichiers électroniques.
Les bulletins de paie
Certaines enseignes n’envoient plus de bulletins de salaire par courrier ou par mail. Un compte sécurisé accessible par mot de passe est mis en place pour permettre à l’employeur de concevoir et de numériser les documents. Les employés sont ensuite en mesure de les extraire.
Les ressources humaines
L’utilisation d’un scanner OCR peut vous aider à numériser les contrats de travail avec signature, les fiches de présence, les déclarations sociales ou encore les demandes de congés, par exemple.
Plus d'articles ... Brother répond à vos problématiques sur la numérisation.
