Déconfinement et reprise du travail, votre entreprise est-elle prête ?

Ces derniers mois, de nombreux professionnels ont connu des changements radicaux dans leur façon de vivre et de travailler. Pour certains employés travaillant habituellement en entreprise, le « smart working » a été l'occasion de faire l'expérience d’une nouvelle manière de travailler et de collaborer. En faisant appel aux équipements et aux outils technologiques appropriés, de nombreux professionnels ont pu travailler de façon productive, connectée et 100 % numérique. Ces outils ne se limitent pas aux ordinateurs : les imprimantes figurent également en bonne place dans les équipements indispensables. Pour chaque entreprise, la gestion des archives documentaires est un processus vital pour son activité commerciale et administrative. Et pour les professionnels en télétravail, l’imprimante demeure essentielle pour leurs besoins d’impression quotidiens.

Depuis le 11 mai et l’assouplissement progressif des restrictions gouvernementales, le déconfinement est synonyme de reprise du travail pour de nombreux professionnels, qui retrouvent les locaux de leur entreprise après deux mois en télétravail pour nombre d'entre eux. Toutefois, pour trouver le bon rythme, l'organisation à laquelle nous étions habitués doit changer. Désormais la vie au bureau sera faite de nouvelles habitudes, procédures et précautions, destinées à protéger la santé des employés et minimiser tout risque de contamination. Dans cette nouvelle ère qui débute, la gestion documentaire joue un rôle important. Aussi, des stratégies adaptées doivent être étudiées afin de respecter la « distanciation sociale », sans compromettre la productivité de l'entreprise. 

L'une de ces stratégies, dite « balanced deployment » (déploiement équilibré) consiste à optimiser l’emplacement et la répartition des imprimantes au sein des bureaux, en remplaçant les imprimantes A3 par des modèles A4 plus compacts, plus performants et plus proches des postes de travail individuels. Ainsi vous raccourcissez les distances à parcourir, comme c'est souvent le cas en open space, pour aller récupérer les impressions. Vous réduisez également les files d'attente devant l’imprimante. L’ajout de scanners est un autre facteur d' « équilibre », les personnes ayant uniquement besoin de scanner un document n’ayant pas à attendre la fin des impressions de leurs collègues et vice-versa.