Impression : 4 méthodes simples pour optimiser la protection des données

De nombreuses entreprises sont conscientes de l’importance primordiale de la protection des données et disposent d’une solide stratégie informatique pour protéger leurs informations sensibles. Toutefois, l’impression des documents est souvent négligée sur ce point.

Lorsque vous avez accès à des documents confidentiels, il est possible qu'ils soient envoyés à une imprimante moins sécurisée que le reste de votre réseau informatique. Ils risquent donc potentiellement d’être interceptés. Heureusement, il existe quelques solutions simples pour empêcher que ces informations tombent entre de mauvaises mains.

1. Gardez une trace de vos impressions
   Pour maximiser la protection des données en matière d’impression, la première étape consiste à identifier les risques potentiels. Pour ce faire, vous devez savoir qui imprime quoi et quand. Dans cette optique, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion des impressions. Il s’agit d’un simple tableau de bord qui vous offre une plus grande maîtrise en vous aidant à surveiller l’utilisation et les coûts. À partir de là, vous pouvez générer des rapports. Cela signifie également que vous disposez d’une piste d’audit. Grâce à cet élément indispensable en cas de faille de sécurité, vous pouvez rapidement identifier quelles données ont été imprimées ou traitées.
   
   
2. Limitez l’accès à l'imprimante 
   Ne vous est-il jamais arrivé d’envoyer un document en impression, puis de passer à une autre tâche et d’oublier de le récupérer à l’imprimante ? C’est une erreur que l’on commet tous. On estime qu’en moyenne, un employé oublie jusqu’à 600 feuilles de papier dans l’imprimante par an⁽¹⁾. Si certains de ces documents contiennent des informations confidentielles, ces données peuvent se retrouver entre les mains de personnes mal intentionnées.  
   
   Demandez aux employés d’utiliser un code PIN⁽²⁾ ou une carte NFC⁽³⁾ pour « déverrouiller » l’imprimante. Cela limite les risques que des documents sensibles soient interceptés, ainsi que le gaspillage de papier. C’est particulièrement utile dans les services juridiques, financiers et RH, dont le workflow implique l’impression de nombreux documents confidentiels.
   
   
3. Verrouillez les ressources
   Mettez en place un plus haut niveau de sécurité des impressions au sein des services devant traiter des informations sensibles au quotidien. Certaines imprimantes permettent de verrouiller toutes les fonctions d’impression jusqu’à ce qu’un utilisateur autorisé se connecte. Vous pouvez également définir des délais spécifiques pour le retrait des documents, l’imprimante effaçant les données après une période de temps définie, en heures ou en jours, selon vos besoins.
   
   Avec certains appareils, vous pouvez également utiliser Active Directory de Microsoft ou un serveur avec authentification LDAP pour gérer qui peut ou non accéder à vos imprimantes.
   
   
4. Sécurisez les tâches de numérisation
   Vos mesures de sécurité d’impression ne doivent pas se limiter aux documents imprimés. Vous pouvez aussi protéger tous vos documents numérisés dans des fichiers PDF avec un code PIN ou en utilisant le protocole de transfert de fichiers sécurisé SFTP. Avec le SFTP, vous êtes certain que chaque numérisation téléchargée est parfaitement protégée.
   
   Cette technologie vous permet d’envoyer des données numérisées (à vous-même ou à un client), en ajoutant une couche supplémentaire de chiffrement. De cette façon, si un document numérisé est intercepté, les informations qu’il contient restent sûres et sécurisées.
   
   Découvrez comment les équipes de Brother France peuvent vous aider à gérer vos imprimantes et quelles sont les fonctionnalités disponibles pour améliorer la sécurité des impressions dans votre entreprise.

⁽¹⁾ Livre blanc Brother UK - The Hidden Cost of Printing - « Le coût caché de l’impression ».
⁽²⁾ PIN : « Personal Identification Number », soit « Code d'identification personnelle ».
⁽³⁾ NFC :« Near Field Communication », ou Communication en champ rapproché, qui permet dans le présent cas de s'authentifier en passant simplement la carte devant un lecteur.
⁽⁴⁾ LDAP : « Lightweight Directory Access Protocol », un Protocole permettant l'interrogation ou la modification des services d'annuaires. 
⁽⁵⁾ SFTP : « Secure File Transfer Protocol », un protocole qui permet de transférer des fichiers par une connexion sécurisée utilisant le protocole SSH (Secure Shell, un programme informatique et un protocole de communication sécurisée).