Coût à la page : pourquoi choisir la gestion des impressions ?
Si vous gérez une entreprise, vous devez savoir que l'une des clés fondamentales de la réussite est l'optimisation des ressources. De la réduction des frais téléphoniques à la gestion appropriée des paiements et des recouvrements, il est nécessaire de contrôler l'utilisation des ressources mises à votre disposition afin de réduire les coûts, éviter toute perte de temps inutile et améliorer la productivité de votre entreprise.
Les équipements d'impression bénéficient également de cette possibilité. En optant pour la gestion des impressions, vous payez en fonction de la quantité de pages imprimées. Un montant mensuel fixe est payé pour un volume d'impression convenu au préalable ou sur la base d’un coût par page imprimée.
Pour réaliser une réduction des coûts, il est important de faire appel à un prestataire externe pour évaluer, optimiser et gérer votre environnement d'impression en continu. Les services de gestion des impressions (Managed Print Services ou MPS, communément appelés solutions de coût à la page) comprennent à la fois l'installation et la maintenance des équipements, ainsi que l’approvisionnement en consommables, le conseil et l'assistance technique.
Offre de coût à la page : quels avantages ?
La réduction des coûts n’est pas le seul avantage de ce mode d'impression, utilisé par un nombre croissant d’entreprises. Le fait de confier tout ce qui concerne l'impression à un partenaire spécialisé permet de déléguer la gestion des tâches opérationnelles et administratives, incluses dans le contrat. Voici d’autres avantages pouvant être bénéfiques à votre entreprise :
- Oubliez la maintenance : évitez les mauvaises surprises et les pertes de temps. En général, ce service est intégré aux forfaits de gestion des impressions, ce qui permet à votre entreprise de rester opérationnelle lorsqu'un problème survient. En plus de l’entretien des équipements, le prestataire gère également la livraison des consommables pour que vous ne manquiez jamais d’encre.
- Optimisez vos impressions : en optant pour ce type de service, suivre l’activité d'impression de votre entreprise devient beaucoup plus facile. En effet, vous connaissez en détail le volume d’impressions sur une période donnée et les coûts que cela implique pour l'entreprise. Des rapports dédiés à l'utilisation de vos imprimantes vous permettent d’évaluer les besoins et de les anticiper. De plus, vous pourrez définir certains paramètres et restrictions d’impression :
- Autoriser l’impression monochrome ou couleur selon l’utilisateur ;
- Prédéfinir des profils d'impression standard ;
- Orienter certaines impressions vers l'imprimante la plus économique. - Contribuez à l'environnement : grâce à la gestion des impressions, vous serez plus conscient de la quantité de papier et de consommables que vous utilisez au quotidien. Vous pourrez ainsi ajuster le volume de vos besoins réels, en accord avec la politique environnementale de votre entreprise. D'autre part, cette solution vous permettra de recycler les cartouches ainsi que les équipements obsolètes et développer l’engagement éco-responsable de votre entreprise.
Bien que ces offres dépendent de certains facteurs, tels que le volume d'impression ou le nombre d’utilisateurs, les économies sont garanties et vous pourrez en plus vous concentrer sur votre cœur de métier.
