Copie fiable : quels enjeux pour la dématérialisation ?
La numérisation au service d'une documentation et d'un archivage fluides
Depuis sa mise en application en 2016, la réglementation sur la « copie fiable » a fait du chemin et encadre aujourd’hui les enjeux clés liés à la dématérialisation et à la circulation de l’information. Son impact est concret sur les besoins d'équipements en solutions de numérisation adaptés à ces enjeux.
Facturation, fiche de paye, numérisation d’archives : l’intégrité et la validité des documents numériques sont au cœur d’un chantier visant à simplifier la gestion administrative des entreprises et des organismes publics. Actuellement évalué à plus de 6,5 milliards, le marché de la dématérialisation devrait atteindre 7,7 milliards d’ici 2020. Cet essor, qui concerne autant les entreprises que les organismes publics, est encadré par les dispositions légales de l’économie numérique et particulièrement la loi sur la copie fiable.
« La copie fiable a la même force probante que l'original »
Mise en application en 2016, l'Article 1379 du Code civil stipule que « la copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins, est réputée fiable la copie exutoire ou authentique d’un écrit authentique. Est présumée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. Si l’original subsiste, sa présentation peut toujours être exigée ».
En clair, comme le souligne Maître Polyana Bigle, Directrice du Département Sécurité numérique au sein du cabinet Alain Benssoussan :
C’est avec cette réforme du Code civil que le droit à la reproduction via la copie électronique s’est installé dans les process. C’est ce que l’on nomme aujourd’hui la « copie fiable ».
Les bénéfices de la numérisation de l’information sont multiples : faciliter l’accès et la transmission de données, limiter l’accès aux archives papier, réduire les coûts d’archivage.Les 5 points clés du processus de numérisation
- La copie doit être réalisée sur un dispositif sécurisé pour en garantir l’intégrité ;
- La copie doit contenir des informations, notamment une date certaine ;
- La copie doit être de qualité et vérifiée par des contrôles ;
- La copie répond d’une exigence d’intégrité. L’empreinte numérique de la copie doit garantir celle-ci contre toute altération de son contenu et de sa forme ;
- La copie et les informations qui l'entourent doivent être conservées, par exemple la date et l'heure, de manière intègre, à la fois dans la forme et le contenu.
Pour vous aider dans vos processus de numérisation, découvrez notre plaquette numérique dédiée à la copie fiable ainsi que les solutions que vous proposent Brother.
