4 conseils pour stimuler la collaboration au travail

Comme on le dit souvent, « plusieurs têtes valent mieux qu’une ». Dans le monde de l’entreprise, le travail en groupe est primordial pour s’ouvrir à de nouvelles perspectives, trouver l’inspiration et favoriser des solutions créatives.

Le partage de l’expertise et de l’expérience permet de prendre des décisions plus efficaces, de résoudre les problèmes et de générer des idées innovantes. Mais s’il est mal géré, le travail en équipe peut perdre de son efficacité, notamment lorsque les collaborateurs sont contraints de participer à des réunions interminables.

Voici donc quelques conseils de communication interne pour aider vos collaborateurs à bien travailler ensemble.

Conseil #1. Faire de la collaboration une valeur clé de l’entreprise

Pour améliorer la communication interne au sein de leur entreprise, les PME peuvent bénéficier d’un avantage de taille : en effet, leurs dirigeants sont beaucoup plus proches des collaborateurs que dans les grandes entreprises où la hiérarchie est souvent répartie sur plusieurs étages, voire plusieurs bâtiments.

Les dirigeants de PME sont donc mieux placés pour inspirer leurs équipes et montrer l’exemple, en appliquant les pratiques que chacun devrait viser. Dans les petites organisations, les dirigeants gèrent souvent plusieurs missions à la fois, de la signature des contrats au recrutement de collaborateurs en passant par le marketing, la vente et la finance.

Concrètement, cela signifie qu’ils travaillent avec différentes équipes au quotidien. Les collaborateurs seront témoins de l’efficacité de cette approche et l’appliqueront ainsi ailleurs dans l’entreprise.

Ils essayeront d’adopter les mêmes méthodes et cultiveront donc un environnement collaboratif dans lequel les professionnels sollicitent l’expertise des autres pour trouver ensemble les meilleures solutions possibles.

Conseil #2. Investir dans les dernières technologies de collaboration disponibles

La montée en puissance des modes de travail flexibles et à distance peut parfois nuire à la collaboration. Avec des équipes réparties sur plusieurs sites, il faut s’assurer que les collaborateurs puissent communiquer efficacement pour bien travailler.

Pour contacter des collègues sur un autre site, nous optons généralement pour l’e-mail.
Certes, les messages sont envoyés de manière quasi instantanée, mais les chaînes d’e-mails interminables peuvent générer de la confusion et des erreurs : ce n’est donc pas du moyen de communication le plus efficace pour le travail d’équipe à distance.

De plus en plus d’entreprises se tournent donc vers des plateformes de communication interne comme Trello, Slack et Monday : grâce à ces solutions, les utilisateurs peuvent par exemple travailler simultanément sur un même document.

De plus en plus de personnes prennent également conscience de l’importance de la communication verbale versus la communication écrite. L’oral offre en effet des informations supplémentaires que nous pouvons interpréter : au téléphone, vous entendez le ton de votre interlocuteur, ce qui vous permet de mieux comprendre son message.

Les vidéoconférences sont encore plus efficaces, car vous pouvez également voir les expressions et le langage corporel des participants, ce qui rend la communication plus naturelle et limite le risque de malentendus.

C’est particulièrement utile pour développer et entretenir des relations collaboratives entre les équipes de différents sites qui n’ont pas souvent l’occasion de se parler en face à face. Les systèmes de vidéoconférence Web modernes proposent également des fonctionnalités comme le partage de fichiers en direct et les tableaux blancs, ce qui améliore le potentiel collaboratif.

Conseil #3. Créer un environnement de travail qui favorise les interactions

L’environnement de travail joue un rôle clé sur la manière dont nous collaborons : des travaux de recherche ont montré que les environnements de travail pensés pour encourager la collaboration pouvaient booster la productivité de 15 %.

S’il est peu probable que vous puissiez réaménager entièrement vos locaux, vous pouvez néanmoins appliquer quelques principes clés qui vous aideront à progresser dans la bonne direction.

Tout d’abord, commencez par adopter une structure moins hiérarchisée. Au lieu d’enfermer vos responsables dans des bureaux individuels, rassemblez tous les rôles et tous les départements dans un même espace. C’est l’approche qu’a choisie Google pour ses bureaux du monde entier, afin d’encourager les " rencontres fortuites " entre les collaborateurs de différentes équipes, pour ainsi cultiver la collaboration, la créativité et les nouvelles idées.

Aussi, les espaces de travail flexibles peuvent appliquer cette approche, avec différents types d’espaces pouvant être utilisés de différentes manières. Par exemple, des salles de réunion permettant aux équipes de faire leur brainstorming, des box dans des zones calmes pour les collaborateurs travaillant sur des projets complexes, des espaces informels permettant aux équipes de réfléchir de manière créative, ou encore des bureaux en libre-service permettant aux collaborateurs de travailler à côté de leurs collègues.

Avec cette méthode flexible, les professionnels peuvent travailler de manière autonome ou se rassembler pour résoudre des problèmes et développer des solutions créatives. Cette approche offre également divers espaces en phase avec les besoins de chacun, des collaborateurs préférant brainstormer dans une ambiance détendue aux responsables financiers ayant besoin d’espaces calmes pour rédiger leurs rapports de fin d’année.

Conseil #4. Prioriser le développement des équipes et la socialisation

Les activités « amusantes » de team building souvent organisées dans le froid et sous la pluie avaient généralement pour objectif d’encourager l’esprit de camaraderie dans l’entreprise : en effet, les équipes unies par des liens forts travaillent mieux et sont donc plus productives.

Cependant, les activités sociales ou le team building sont surtout efficaces lorsque les professionnels y participent volontairement, avec des idées proposées par leurs équipes.

Dans cette optique, vous pourriez par exemple allouer un budget annuel à vos employés, qu’ils pourront utiliser comme ils le souhaitent pour leurs activités extra-professionnelles, par exemple pour aller au restaurant.

Cette démarche améliore le moral des équipes et renforce les liens entre les collaborateurs à tous les niveaux. Ces derniers sont donc plus enclins à dialoguer ensemble, partager de nouvelles idées et proposer des solutions créatives.