Votre guide pour bien numériser vos documents

Pour libérer de la place au sein de votre espace de travail à domicile, optimiser l’accès et la sécurité de vos dossiers et anticiper les nouvelles méthodes de travail avec « moins de papier », voici nos principaux conseils en matière de numérisation.

Avant de commencer

• Faites le tri dans vos papiers - Avant de vous lancer, gagnez du temps et économisez vos efforts en faisant du tri dans vos documents obsolètes, en double ou inutiles. Soyez intraitable : aurez-vous vraiment besoin, un jour, de cette note de frais datant de 1993 ?

• Optez pour moins de papier - En privilégiant des documents numériques émis par votre banque et vos autres prestataires de services, vous limitez la gestion de nouvelles feuilles de papier à scanner et à classer. Demandez à vos fournisseurs de vous adresser factures et autres documents de travail par courrier électronique plutôt que par la Poste.

• Organisez-vous en mode « numérique » - Le support n'est pas la seule différence entre un fichier numérique et un document papier : votre classement doit également être repensé. Réfléchissez à la manière dont vous avez classé vos documents papier et comment leur numérisation pourrait aider la gestion de votre activité. Par exemple, si vos dossiers sont actuellement classés par année, vous pourriez si vous le souhaitez opter pour un classement par client pour vos dossiers numérisés.

Organiser et gérer votre système d'archivage numérique

• Organisez vos sous-dossiers - En prenant le temps nécessaire à la création de votre nouveau système de classement numérique, vous évitez d’avoir à reclasser ultérieurement des éléments au cours du processus de numérisation. Organisez vos fichiers avec des noms cohérents, en créant des sous-dossiers avec des balises ou des mots-clés. Vous pouvez décider de les classer par mois, par exemple Factures>2019>Mai, ou vous pouvez décider de créer des sous-dossiers en fonction de votre activité, par exemple Client>Projet>Factures.

• Sauvegardez vos fichiers - En tirant parti de la numérisation via une solution de stockage sur le Cloud, vous pourrez accéder à vos fichiers n'importe où, sans risque de perte liée à la gestion de documents papier ou à l’archivage physique.

• Archivez vos dossiers de façon claire - Avoir des fichiers numériques qui se multiplient de façon anarchique peut être tout aussi frustrant que d'avoir des dossiers papier débordant de vos étagères. Si des projets ou des documents ne sont plus nécessaires, déposez des dossiers entiers, y compris des sous-dossiers, dans une archive. De cette façon, ils restent accessibles tout en étant classés à part.

La numérisation au sein de votre routine quotidienne

• Développez des automatismes - Scannez chaque document papier important au fur et à mesure. Faites de cette nouvelle habitude une force au sein de votre planning quotidien.

• Numérisez, recyclez - Après avoir numérisé des documents physiques, vous pouvez les jeter à moins qu’ils ne soient absolument indispensables. Leur recyclage libère de la place au sein de votre espace de travail, sans oublier que ce geste est bénéfique pour la planète.

• Réajustez si besoin votre méthode de numérisation - Si le papier s'accumule à nouveau, prenez le temps de vérifier votre processus. Essayez d’identifier les obstacles qui vous empêchent de scanner ou de recycler immédiatement vos documents afin d’améliorer votre système de classement de fichiers.

Quelques considérations pratiques sur la numérisation

• Les points essentiels pour l'achat d'un scanner - La numérisation recto-verso est essentielle pour la gestion de volumes importants. Et à moins que vous n’ayez besoin de traiter un nombre important de diapositives ou de photos ultra détaillées, une résolution de 300 dpi sera parfaitement adaptée à vos besoins de numérisation à domicile. Avec un nombre conséquents de pages à numériser, un chargeur automatique de documents vous aidera à traiter une pile entière de feuilles, sans intervention de votre part.  

• Faites le choix de la mobilité et de la flexibilité - Il existe des scanners de différentes tailles et formats. Certains modèles, comme ceux de la gamme MDS de Brother, sont conçus pour vous accompagner lors de vos déplacements, soit la solution idéale des professionnels sur le terrain. D'autres modèles ont été pensés pour être soigneusement rangés dans un tiroir afin de faire de la place sur votre bureau. Si cet avantage est primordial, les modèles de scanner ADS-2200 et ADS-2700W de Brother vous apporteront une grande valeur ajoutée.

• Vérifiez la présence de la reconnaissance de caractères (OCR) - Les logiciels de reconnaissance optique de caractères (OCR, pour Optical Character Recognition) permettent d’éditer les informations imprimées une fois celles-ci numérisées. Ils facilitent également l’indexation de vos fichiers numériques pour consultation ultérieure au sein de votre système. 

Enfin, la prise de conscience environnementale étant en phase avec la démocratisation de la numérisation, la conversion de documents papier en fichiers numériques est amenée à se développer. Alors pourquoi ne pas commencer dès aujourd'hui ?

Pour en savoir plus sur le meilleur moyen de numériser vos documents, rendez-vous sur notre page dédiée.