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La loi sur la dématérialisation des notes de frais : une petite révolution ?

  • 8 min de lecture

Passez vos justificatifs au scanner !

La loi sur la dématérialisation des notes de frais, justificatifs et reçus

Le 1er juillet 2019 est à marquer d’une pierre blanche pour de nombreux employés. Depuis cette date, ils n’ont plus besoin de conserver leurs justificatifs, reçus et autres notes de frais ! Il leur suffira de les numériser et de les envoyer par e-mail à leur service comptabilité. Cette entrée en vigueur suit l’arrêté du 23 mai 2019, « fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l’article L.243-16 du code de la Sécurité Sociale » (1).

Le bénéfice pour les employés

Pas moins de 2,5 millions de salariés effectuent régulièrement des notes de frais. La mise en application de cet arrêté n’est donc pas si anodine et apporte des bénéfices immédiats, aussi bien pour les employés que pour n’importe quel service administratif :

  • Un gain de temps
    Constituer une demande de notes de frais mobilise régulièrement un employé pendant plusieurs heures. Sans compter les différents justificatifs qu’il aura fallu accumuler et conserver au préalable. Il sera désormais possible de numériser ces reçus et de les envoyer par mail au fil de l’eau. Ce qui représente un gain de temps réel dans le quotidien des salariés ;
  • Un gain financier  
    Comme il n’est désormais plus nécessaire d’envoyer de documents papiers, comme cela peut être le cas entre des employés situés en région et leur siège, les frais postaux sont ainsi réduits :   
  • Un gain de productivité
    La gestion administrative traditionnelle des notes de frais représenterait une perte de productivité économique évaluée à 3,6 milliards d’euros par an (2). Leur numérisation devrait ainsi redonner du peps à la productivité nationale !

La dématérialisation administrative en marche

L’entrée en vigueur de la numérisation des notes de frais représente une nouvelle étape dans le processus de dématérialisation administrative. Ce volet s’inscrit ainsi notamment dans le prolongement de la loi de 2016 sur la copie fiable et s'applique sous certaines conditions afin d'être conforme à la loi.

Pour être conformes, les factures doivent être :

  • Numérisées et ou conservées au format PDF – PDF A/3 ;
  • Sécurisées avec l’une des 3 solutions suivantes :
    - Un cachet serveur (3) de niveau RGS 1* minimum (4) ;
    - Une empreinte numérique qui constituera en quelque sorte « l’empreinte digitale » du document ; 
    - Une signature électronique de niveau RGS 1* minimum ;
    - Tout dispositif équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance Française (TSL : Trust-service Status List).  
  • Horodatées au moyen d’une source d’horodatage interne (5).

« La numérisation des données administratives représente un vrai pas en avant dans l’automatisation des tâches administratives » commente Yachine Sulliman, Chef de produit Laser, Scanner et Mobilité chez Brother France.

Scanner un document avec Brother : des solutions de numérisation et d’impression « at your side »

« Les produits et solutions Brother ont toujours été tournés vers l’évolution des usages, afin de faciliter le quotidien des professionnels » renchérit-il.  « En tant que constructeur et fabricant, nous sommes propriétaire à 100 % des technologies embarquées au sein de nos équipements. Avec la présence de fonctionnalités avancées, dites Fonctions+ sur nos scanners et multifonctions, il est possible de renforcer la sécurité des données, faciliter la dématérialisation des documents et simplifier le quotidien des utilisateurs ».

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Sources
(1) LégiFrance : https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexteArticle.do;jsessionid=789350C6B9C59645BE60D3838B729F7C.tplgfr41s_2?idArticle=LEGIARTI000038524702&cidTexte=JORFTEXT000038523310&categorieLien=id&dateTexte=

(2) « Notes de frais : il va être possible de jeter ses justificatifs ! », Cécile Desjardins, Les Echos, le 02.07.2019 - https://business.lesechos.fr/directions-financieres/comptabilite-et-gestion/controle-de-gestion/0601503922771-notes-de-frais-il-va-etre-possible-de-jeter-ses-justificatifs-330306.php

(3) Un Cachet serveur est une signature effectuée par une application au nom d'une personne morale, entreprise ou administration. Un Cachet serveur permet de sceller des données, c'est à dire de garantir leur authenticité et leur intégrité. Source : Certidemat - http://certidemat.com/cachet-serveur-messagerie

(4) Le RGS désigne le Référentiel Général de Sécurité, qui a pour objet de renforcer la confiance des usagers dans les services électroniques mis à disposition par les autorités administratives. Source : ANSSI, L'Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information - https://www.ssi.gouv.fr/entreprise/reglementation/confiance-numerique/le-referentiel-general-de-securite-rgs/
 
(5) « Modalités de numérisation des documents et pièces justificatives en droit social : un alignement des règles avec le droit fiscal / TVA », PwC avocats, le 13.06.2019 : https://www.pwcavocats.com/fr/ealertes/ealertes-france/2019/06/modalites-de-numerisation-des-documents-et-pieces-justificatives-droit-social.html 

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