Le document numérique et l'importance de la digitalisation des supports papier

La transformation digitale des entreprises et des administrations publiques au cours des dernières décennies a permis la mise en place de dossiers au format électronique, à la fois plus accessibles, plus sécurisés et plus pratiques à consulter. Aujourd'hui, le document numérique fait partie de notre quotidien.

Qu'est-ce qu'un document numérique ?

Un document numérique regroupe un ensemble de fichiers électroniques utilisés pour le traitement des procédures administratives. Ces documents contiennent des informations pertinentes sur une personne ou un groupe de personnes, facilitant ainsi différentes démarches administratives, comme par exemple la situation juridique d'une entreprise ou d'un individu dans le cadre d'une procédure judiciaire.

Le document numérique représente le successeur logique des dossiers au format papier, majoritairement utilisés avant la digitalisation des entreprises et des organismes. Si le traitement est similaire, le process est quant à lui entièrement numérique, y compris pour les signatures et les tampons, qui se font désormais depuis un ordinateur, de façon sécurisée et qui conservent leur valeur légale.

Que contient un document numérique ?

Un document numérique contient un ensemble de fichiers électroniques regroupant des informations utiles concernant une personne physique ou morale. Ce document est généralement constitué :

• De fichiers électroniques : courriels, documents au format PDF et tout document utile pour compléter le support numérique. 
• D'un index électronique : celui-ci est signé par le service administratif ou l'entité pertinente, garantissant l'intégrité du document numérique. 
• D'une signature électronique : celle-ci identifie de manière unique le signataire, assure l'intégrité du document et garantit sa « non-répudiation » (le signataire ne peut pas nier qu'il a bien signé le document).
• Des métadonnées requises : l'empreinte digitale, le sceau électronique et tous les éléments servant à identifier l'origine et les caractéristiques du document numérique.

Les avantages du document numérique

Le processus de numérisation des documents peut s'avérer complexe et nécessiter une coordination soutenue entre différents services administratifs. Il offre cependant plusieurs avantages notables pour les utilisateurs, les entreprises et les administrations.

• Des procédures décentralisées : la présence physique n'est pas nécessaire. Chaque document numérique pouvant être consulté en ligne, ce qui accélère considérablement la gestion des tâches administratives et permet de vérifier les données nécessaires en temps réel. Les documents peuvent être transmis sans avoir à se déplacer à un guichet unique ou encore, à une administration pour inscription à un registre.
• Des fichiers numérisés ayant une valeur juridique : les technologies telles que le cryptage des données et les signatures électroniques permettent au document numérique d'avoir la même valeur juridique qu'un document équivalent au format papier.
• Un accès simplifié : l'ensemble des informations étant classifié et accessible, il est très facile d'effectuer une recherche instantanée.
• Une sécurité renforcée : les limites du support papier (la perte, la détérioration ou l'illisibilité), n'existent pas avec le document numérique. En fonction des besoins, les fichiers numériques peuvent être copiés de manière fiable. Cela limite la perte des informations et se révèle plus pratique pour chaque citoyen, les informations dont disposent les administrations pouvant être consultées à distance.

Les solutions de numérisation de documents

La démocratisation du fichier numérique, notamment dans les administrations publiques, a facilité le traitement des tâches administratives, qui ne sont plus tributaires des limites du support physique. Cela dit, le défi consiste bien souvent à transformer des millions de dossiers papier en documents numériques tout aussi valides et qui permettent d'accéder à l'ensemble de ces informations depuis un ordinateur. Pour mener à bien cette mission de façon efficace, il est nécessaire de s’appuyer sur une solution de numérisation fiable. 

La numérisation de documents permet de transformer des documents papier en fichiers numériques, garantissant une copie authentique. Ces solutions peuvent s'appuyer sur des technologies telles que le protocole HTTPS pour sécuriser le transfert des données numérisées ainsi que des serveurs d'applications maintenant l'interopérabilitéde ce type de procédures. Une des caractéristiques essentielles pour ce type de procédé est de disposer d’équipements simples d’utilisation, qui répondent aux besoins de l’utilisateur. Dans cette optique, ces solutions s’intègrent dans des systèmes complexes pensés pour éviter les erreurs et s’appuient sur des outils de contrôle et de sécurité tels que les mots de passe, les codes-barres, les cartes NFC, etc. Ces solutions permettent également d’automatiser en grande partie les process, garantissant un accès sécurisé à chaque utilisateur.

De nombreuses entreprises et structures continuent d‘utiliser un volume important de documents papier qui doivent être traités de façon numérique. C’est pourquoi il est indispensable de s’appuyer sur une solution de numérisation simple et pratique qui garantit sécurité et efficacité tout au long du process.