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Pourquoi organiser vos documents ?

  • Gagner en temps et en efficacité : 
    réduction du temps de traitement des documents via l'automatisation.
  • Maîtriser les coûts d’infrastructure : 
    réduction des coûts de stockage des documents.
  • Améliorer les processus pour une meilleure performance de l’entreprise : 
    élimination des problèmes liés à la perte et au stockage des documents.

Les fonctionnalités de Barcode Utility :


barcode utility regrouper

Regrouper

Regroupez des lots de documents de plusieurs pages. Séparez les différents lots de manière automatique, et ce en utilisant des codes-barres.

barcode utility renommer

Renommer

Associez un nom à vos codes-barres puis attribuez les à vos documents afin de les renommer de manière automatique. Vous les retrouverez en toute simplicité.  

barcode utility rediriger

Rediriger

Les codes-barres vous permettent d’archiver automatiquement vos documents dans le dossier de votre choix : factures, devis, contrats. Un code-barre suffit pour planifier chaque chemin de stockage ! 

La Fonction+ Organisation Barcode Utility est disponible chez votre revendeur. 

Une fois cette Fonction+ activée par vos soins sur votre produit Brother, vous pourrez l'utiliser en téléchargeant l'utilitaire Barcode Utility sur Brother Solution Center.

Créez ainsi vos propres règles de gestion de vos documents : regroupement, redirection et renommage.


Les scanners et multifonctions Brother compatibles avec la Fonction+ Organisation Barcode Utility

Une fois configuré, cet utilitaire de lecture de codes-barres vous permet d'optimiser votre processus de gestion des documents. Cette fonctionalité avancée vous permet automatiquement de :

  1. Regrouper des pages individuelles dans des fichiers de documents en fonction du code-barre/QR code ou du nombre de pages.
  2. Renommer les fichiers de documents divisés en fonction du code-barres/QR code.
  3. Rediriger les fichiers divisés vers la destination appropriée en fonction du code-barre/QR Code.
L'utilitaire peut détecter jusqu'à 13 types de codes-barres 1D et 2D, parmi les plus couramment utilisées : CODE 39, ITF, CODABAR, CODE 93, CODE 128, UPC-A, UPC-E, EAN-8, EAN-13, GS1 DATABAR, CODE QR, DATAMATRIX, PDF417.
Les documents peuvent être numérisés et enregistrés au format PDF, PDF/A-1b ou TIFF.

Barcode Utility compatible avec les scanners suivants : ADS-2400N, ADS-2800W, ADS-3000N ou ADS-3600W, les solutions d’impression laser monochrome et couleur suivantes : DCP-L5500DN, DCP-L6600DW, MFC-L5700DN, MFC-L5750DW, MFC-L6800DW, MFC-L6900DW, DCP-L8410CDW, MFC-L8690CDW, MFC-L8900CDW, MFC-L9570CDW et les imprimantes jet d'encre couleur suivantes : MFC-J5945DW, MFC-J6945DW, MFC-J6947DW.

Les versions de matériel standard ne prennent pas en charge cette fonctionnalité.

Les Dossiers Actifs (Hot Folders) sont les dossiers associés à des modes de traitement de tâches spécifiques liés à un profil de travail. Le profil de travail définit un ensemble de fonctions de routage et de paramètres des fichiers enregistrés. Le simple fait de numériser ou de placer un fichier de document dans un Dossier Actif permet aux profils de travail associés de s'exécuter, le/les documents seront enregistrés automatiquement au bon emplacement (chemin).

Lorsqu'un dossier actif (Hot Folders) a été configuré, l'un des trois modes de traitement suivant doit être sélectionné.

  1. Utiliser tous les profils de travail activés - Tous les profils de travail enregistrés associés à un Dossier Actif seront préparés pour tous les fichiers du Dossier Actif.
  2. Utiliser les profils de travail activés qui filtrent par nom de fichier - Les profils de travail associés au nom du fichier d'entrée dans le Dossier Actif seront appliqués au fichier d'entrée.
  3. Utiliser les profils de travail activés qui filtrent par métadonnées - Les profils appliqués au fichier d'entrée seront filtrés par les métadonnées décrites dans le fichier XML.
Les profils de travail contiennent les informations relatives à la séparation des documents, aux propriétés du fichier de sortie et à la destination de sortie. L'interaction efficace entre ces fonctions est nécessaire pour configurer les tâches du workflow. 
Un fichier de sortie ou une destination peut recevoir un nom défini par l'utilisateur et des règles de nom de macro peuvent également être appliquées. En combinant le chemin statique avec diverses règles d'attribution de noms de macro, vous pouvez créer des sous-dossiers en tant que chemin statique pour la destination du fichier.

OS Client - Windows 7®, Windows 8.1®, Windows® 10

OS Serveur - Windows Server® 2008 R2, Windows Server® 2012, Windows Server® 2012 R2, Windows Server® 2016

 
L'utilitaire gratuit Brother Software License Management Tool permet d'activer les Fonctions+ sur vos produits Brother. Découvrez comment activer vos produits Brother : ici.