5 conseils pour remplacer son ancien système d'information

Migrer vers une nouvelle plateforme opérationnelle peut renforcer l’efficacité de votre entreprise à long terme, mais si vous choisissez de ne pas tenir compte de votre ancien système d'information, ce sera à vos risques et périls.

Aucune entreprise ne veut être prisonnière d'un système d'information obsolète : vieux ordinateurs ou logiciels « maison » qui soit dépassé... Mais si elle concentre ses efforts exclusivement sur la mise à nouveau de son infrastructure informatique, cela peut être aussi préjudiciable que si elle ne faisait rien. Souvent, les anciens systèmes sont tellement ancrés dans une entreprise, qu’une phase de réflexion doit être menée sur la façon de les remplacer et sur leur déploiement. Voici les 5 étapes que nous vous conseillons de prendre en compte.

1. Calculer les coûts d’exploitation des anciens systèmes et leur durée de vie
   Avant de remplacer une ancienne plateforme, vous devez en connaître le coût d’entretien annuel. Vous devez aussi évaluer le niveau ce coût : est-il prohibitif, voire absolument inabordable ? Par exemple, si un système sur mesure repose sur un matériel informatique dont les pièces détachées ne sont plus disponibles, sa durée de vie est limitée.
   
   De même, au fur et à mesure qu’une ressource logicielle prend de l’âge, les compétences pour le réparer s’amenuisent et vous pouvez vous retrouver dans une situation où plus personne ne sera à même de fournir la maintenance dont vous avez besoin.

   Effectuer cette analyse vous aidera à établir votre budget et à définir une date butoir définitive pour remplacer un système d'information périmé. Sachant tout cela, vous serez en mesure de planifier le déploiement d’un nouveau système, puisque vous connaîtrez dès lors le point de non-retour ainsi que les dates butoirs finales.

2. Ne reproduisez pas d'anciennes méthodes de travail

   Le danger lorsque vous remplacez un ancien système consiste à tenter de reproduire les mêmes méthodes de travail et les mêmes fonctions avec le nouveau.

   En procédant de cette façon, vous vous couperez certainement des avantages de cette nouvelle version. Et si vous reproduisez les process de votre ancien système, quelle est l'utilité d'en changer ? En suivant cette voie, cela peut se révéler bien plus onéreux que si vous vous étiez contentés du système d'information existant.

   D’abord, vous allez payer plus cher pour la personnalisation d’un système, lorsqu’un service préconçu peut répondre à la majeure partie de vos besoins. Ensuite, vous risquez de payer à l’avenir pour une personnalisation plus poussée du système, car vous vous serez rendu compte que votre nouvelle solution nécessite davantage de mises à jour ainsi que des ajustements pour répondre à vos besoins futurs.

   De même, vous ne pouvez pas vous précipiter sur la mise en place d'un nouveau système d'information sans vérifier au préalable qu'il prenne bien en charge la fonctionnalité centrale de votre activité. Une évaluation stratégique des fonctionnalités de votre ancien système d'information est extrêmement importante. Celle-ci va vous permettre de définir les processus vitaux dont vous avez besoin au cœur de votre nouvelle plateforme.

   De la même manière, vous devrez examiner ce qui peut être amélioré dans le nouveau système, pour une efficacité accrue.

3. Anticiper l’avenir
   S’il y a bien une chose que l’usage d’anciens systèmes d'information nous apprennent, c’est le risque d’être enchaîné à des logiciels ou matériels sur mesure. La planification de vos activités devrait donc pouvoir s’appuyer sur des systèmes accessibles et ouverts. C’est pourquoi migrer vers une solution logicielle « as a service » et opter pour une gestion déléguée du matériel informatique (telle que le stockage hébergé dans le cloud) peut être une décision judicieuse. Vous disposerez de systèmes capables d'évoluer plus facilement.
   
   Vous évitez également le piège d’avoir votre propre matériel à gérer et à réparer. Ces services peuvent fonctionner à merveille dans le cadre du remplacement d’un ancien système : en faisant appel à des experts, vous pourrez identifier à leurs côtés les meilleures pratiques et méthodes de travail.
   
   Par exemple, en travaillant avec l’équipe dédiée aux services de gestion d’impression Printsmart de Brother, vous créez un partenariat grâce auquel vous remplacerez vos systèmes obsolètes par un système d’impression plus économique et plus efficace. Les experts en impression dédiée aux entreprises peuvent vous aider à résoudre vos problématiques dès le départ du projet, pour une transition plus douce.

4. Formation approfondie des utilisateurs
   Les utilisateurs ont une tendance naturelle à rejeter les nouvelles méthodes de travail. Cette attitude peut nuire au succès d'un nouveau système d'information, les utilisateurs étant frustrés et nostalgiques de leurs anciennes méthodes de travail.
   
   Pour lutter contre ce problème, une formation adaptée, idéalement avant le déploiement des nouveaux systèmes, doit être mise en place. L'idéal serait de désigner des « super-utilisateurs », qui joueraient le rôle d’experts locaux pour les nouveaux systèmes et aideraient les collaborateurs de votre entreprise. Pour la planification complète de votre formation, vous devez d’abord procéder à l’analyse détaillée des tâches selon les postes afin de comprendre comment vos collaborateurs utilisaient l’ancien système.
   A partir de là , la formation peut définir les étapes requises pour réaliser les mêmes tâches sur la nouvelle plateforme.
   
   
5. Prenez en compte les attentes de vos clients
   Ne vous contentez pas de réfléchir uniquement de façon interne ! Il est fort possible que nombre de vos clients aient l’habitude de travailler avec vos systèmes d'information existants. Une migration rapide vers un nouveau système peut vous sembler une excellente idée, mais comment cela affectera-t-il vos clients ? Seront-ils encore capables de travailler efficacement avec vous ?
   
   Sur le plan commercial, l’analyse de leurs besoins est essentielle pour les accompagner eux aussi dans cette transition. Une formation devra également leur être proposée si vos clients doivent interagir directement avec votre ancien système.
   
   Les entreprises sont tellement enchevêtrées dans leurs anciennes infrastructures IT qu’elles ne peuvent pas simplement appuyer sur un bouton pour passer à quelque chose de nouveau.

L’analyse minutieuse des coûts et du fonctionnement peut faciliter la migration depuis les anciens systèmes, encourager l’adoption et l’acceptation des nouveaux systèmes et donner à votre entreprise les bons outils pour aborder les défis à venir.