Quels sont les avantages d'un scanner recto verso en matière de numérisation ?
La numérisation de vos documents fait partie du quotidien de votre activité professionnelle ou même de votre entreprise ? Choisir un scanner recto verso peut vous apporter un avantage certain en matière de productivité. Voire plusieurs !
Les PME et les professionnels indépendants se perdent souvent dans les méandres de spécifications techniques au moment d'acheter des équipements technologiques pour améliorer l'efficacité de leur activité. Ils se jettent sur le produit, affrontant l'inconnu, sans être certains à 100% que ces fonctionnalités peuvent ou non les aider à augmenter leur productivité ou faciliter leur vie quotidienne.
Lorsqu'il s'agit de trier et de stocker des factures, des déclarations fiscales, des transactions avec des fournisseurs ou tout autre document important, l'utilisation d'un scanner demeure une valeur sûre dans le domaine de la numérisation de documents. Qu'il soit dédié ou intégré à une imprimante multifonction, qui permet aux professionnels de gagner de l'espace dans leurs bureaux, votre scanner limite la perte ou détérioration éventuelle du support papier et contribue à la durabilité de la planète avec la perspective d'un bureau sans papier.
Dites adieu au désordre et à la perte de vos documents
Alors que le processus de numérisation, basé jusqu'alors sur des chargeurs ADF (Automatic Document Feeder), consistait à placer la feuille de papier sur la machine et à tourner chaque document jusqu'à ce que le travail soit terminé, la démocratisation de la numérisation recto verso a permis d'accélérer ce type de tâche, si courante et nécessaire dans les petites entreprises, en réduisant le temps nécessaire de 50 %.
Si, dans le pire des cas, l'imprimante multifonction n'est pas équipée d'un chargeur de document ADF, mais d'un scanner à plat avec une vitre d'exposition, le travail manuel consistant à tourner chaque feuille pour numériser les deux côtés est encore plus important, de sorte que le gain de temps avec un scanner double serait incalculable.
Mais qu'est-ce que la numérisation recto verso exactement ?
La numérisation recto verso est une procédure par laquelle un scanner numérise les deux faces d'un document en une seule passe, sans que le document n'ait à repasser une seconde fois. Ce type de numérisation réduit le temps de travail et facilite grandement l'activité quotidienne des professionnels freelances et des petites entreprises.
L'utilisation de scanners recto verso permet aux utilisateurs d'accélérer le process de numérisation et d'éviter tout bourrage papier au niveau de l'ADF, car il n'est pas nécessaire de retourner le papier. De plus, ces modèles permettent de scanner intégralement le contenu de votre document, certains comportant des données sur deux faces et d'autres non.
Ce processus de numérisation innovant repose sur des chargeurs de documents recto verso à double capteur (DADF), qui se distinguent par leur capacité à numériser les deux faces d'une page en une seule passe, de manière rapide et fiable.
En résumé, lorsqu'on envisage l'achat d'un scanner ou d'une imprimante multifonction, il est vivement conseillé de prêter une attention particulière aux caractéristiques techniques qui répondront aux besoins de chaque entreprise, afin de tirer le meilleur parti de votre outil de numérisation. Par exemple, la tâche ne sera pas la même si vous devez numériser des reçus et des factures... ou un grand volume de documents. Dans ce cas, un scanner dédié est préférable. Et si l'utilisation du scanner est occasionnelle, une imprimante multifonction sera amplement suffisante.
En suivant ces conseils, vous gagnerez un temps précieux, que vous soyez dirigeant de PME ou professionnel freelance. Vous pourrez alors vous consacrer à d'autres tâches qui apporteront une plus grande valeur à l'entreprise.
Pour d'autres conseils dédiés à la numérisation, vous pouvez consulter notre article « 20 avantages méconnus en matière de numérisation de documents ».
