Achat ou service d'impression géré? Les choses à considérer avant d'acheter votre nouvelle imprimante professionnelle.

Nous savons ce que c’est quand les petites entreprises achètent une nouvelle imprimante. Vous avez un besoin urgent d’une machine de remplacement ou supplémentaire, et il n’y a pas de temps à perdre – vous vous rendez donc directement sur votre site Web ou dans votre magasin local pour récupérer la première imprimante dans votre budget. Mais avant de paniquer et d'acheter, prenez un moment pour regarder l'alternative : un service d'impression géré.

Dans cet article, nous vous expliquerons tout ce que vous devez considérer avant d’investir dans une nouvelle imprimante. Une fois que vous avez fini de faire défiler, vous aurez toutes les informations dont vous avez besoin pour répondre à la question : devrais-je acheter une imprimante ou choisir un service d’impression géré ?

1. Réapprovisionnement en encre et en toner appropriés
2. Les coûts cachés de l'achat d'imprimantes
3. Assistance en cas de problèmes techniques
4. Gestion à distance de l'imprimante
5. Évolutivité dans l'ensemble de votre entreprise
6. Facilité d'inscription

Une imprimante peut sembler être un achat assez simple et ponctuel – mais en réalité, il s’agit d’un engagement à long terme qui pourrait entraîner des coûts supplémentaires et des tracas tout au long de sa durée de vie. Il y a tous les consommables dont vous avez besoin pour le faire fonctionner, l'intégration avec votre configuration existante et l'assistance professionnelle dont vous pourriez avoir besoin si vous rencontrez des problèmes techniques. Regardez plus loin dans la ligne, et vous pourriez vous retrouver à réévaluer une décision d’achat «facile» lorsque les réalités de la propriété à long terme viendront à la lumière.

Alors, quelle est l’alternative ? Service d'impression géré ou basé sur abonnement. Ceci est défini par l’IDC comme un « modèle basé sur la consommation pour un seul appareil ou un groupe d’appareils, basé sur un modèle d’utilisation préconfiguré ». Le service peut également inclure toute combinaison de matériel d’impression, de pages mensuelles, de consommables et de maintenance – et dans le cas du service d’impression géré de Brother, il comprend également une évaluation initiale et une optimisation continue de l’environnement d’impression.

En termes simples, un service d'impression géré signifie la livraison automatique d'encre et de toner avant que vous n'en manquiez, une assistance technique à long terme et bien d'autres avantages pour vous faire économiser du temps, des tracas et de l'argent à long terme. Malgré cela, la majorité des petites entreprises n’ont pas de service d’impression géré en place – mais beaucoup le souhaitent. Selon une étude d’IDC, plus de la moitié des entreprises européennes de moins de 500 employés ont opté pour des contrats d’abonnement, et davantage encore préféreraient un service incluant l’évaluation et l’optimisation.

1. Réapprovisionnement en encre et en toner appropriés

Imaginez la scène : c’est une journée bien remplie au bureau et vous avez une liste de choses à faire toujours plus longue – à commencer par un travail d’impression. C’est lorsque l’imprimante est à court d’encre ou de toner. Si vous avez acheté une imprimante de manière traditionnelle, vous n’avez pas d’autre choix que de vous précipiter au magasin le plus proche pour en prendre une nouvelle, pour découvrir que c’est la mauvaise cartouche pour votre machine. Et pendant tout ce temps, la liste des choses à faire devient encore plus longue.

Ce scénario explique en grande partie pourquoi 60 % des entreprises comptant 1-9 employés déclarent préférer un service par abonnement (IDC), en raison des avantages tels que la livraison de produits essentiels tels que l'encres et le toner. Et c’est un problème partagé par les utilisateurs à domicile aussi:

Avec un service d’impression géré, vous recevez automatiquement de l’encre et du toner en fonction de votre utilisation d’impression, de sorte que vous ne perdrez jamais de temps à acheter et a retourner la mauvaise cartouche. De plus, il vous aide à renforcer vos références en matière de développement durable.

Pas de cartouches incorrectes ou d’achat excessif signifie beaucoup moins de déchets – et avec Brother, vous pouvez simplement nous retourner vos cartouches usagées gratuitement et nous nous occuperons du recyclage ou de la remanufracturation. C’est une chose de moins à vous inquiéter, vous laissant traiter les aspects les plus importants de la gestion de votre entreprise.

2. Les coûts cachés de l'achat d'imprimantes

Ce ne sont pas seulement des achats incorrects d’encre ou de cartouche de toner qui peuvent entraîner des coûts imprévus  – les dépenses excessives en consommables peuvent être un problème. De nombreuses entreprises passent des commandes régulières et récurrentes de consommables pour s’assurer qu’elles sont toujours prêtes à imprimer, mais avec le temps, cela peut signifier qu’elles finissent par dépenser plus en cartouches qu’elles n’en ont besoin. Et si quelque chose casse, cela peut être encore plus cher. Lorsque vous prenez en compte le coût des réparations ad hoc des appareils, les coûts cachés commencent à s'ajouter. Avec un service d’impression géré, vous bloquerez un prix fixe et souvent réduit des consommables auprès d’un fournisseur de confiance – vous ne perdrez donc jamais de temps à chercher la bonne cartouche au prix le plus bas.

Pire encore, si vous achetez une imprimante sur-le-champ, vous êtes laissé pour comprendre tout ce qui précède par vous-même. Mais avec MPS Essential de Brother il n'y a jamais de mauvaises surprises. Vous pouvez garder une trace constante de votre utilisation, et nous enverrons des consommables avant que vous n'en soyez épuisé - il n'y a donc aucun risque de commandes inutiles. De plus, les réparations et l'entretien sont inclus – votre machine est sous garantie pour la durée de votre contrat. Un accès facile à une assistance comme celle-ci prolonge la durée de vie de votre machine, de sorte que vous pouvez considérer une imprimante MPS comme la dernière nouvelle imprimante dont vous aurez besoin.

Comment un service d'impression géré vous aide-t-il à économiser ?

• 30-40% d'économie
• Maintenance incluse
• Gagnez du temps en vous concentrant sur votre entreprise, pas sur votre imprimante

Lorsqu'ils sont considérés comme tels, les services d'impression gérés sont beaucoup plus efficaces, en termes de maintenance et de gestion. Si vous avez besoin d'apporter des modifications à votre service, connectez-vous simplement à votre portail client dédié et effectuez la mise à jour en quelques minutes.

3. Assistance pour les problèmes techniques

Les temps d’arrêt sont l’une des plus grandes menaces pour la productivité – 72 % des décideurs informatique conviennent que l'informatique est responsable de l’efficacité globale de l’entreprise*. Ainsi, lorsque votre entreprise se fie à la documentation, une imprimante cassée signifie que vous arrêtez de travailler.

Avec l'achat d'une imprimante prête à l'emploi, vous devrez probablement essayer de vous dépanner vous-même avec des recherches en ligne confuses - ou essayer de trouver un expert. Cela prend du temps et vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre que le problème soit résolu. Mais avec MPS, il ne pourrait pas être plus facile d’obtenir de l’aide de votre fournisseur de services lorsque vous en avez besoin. Vous pouvez être assuré qu’un expert Brother sera au téléphone pour vous aider – 98% des problèmes sont résolus par téléphone. Ce niveau de support est l'une des principales raisons pour lesquelles 97% des clients MPS sont toujours avec Brother après 5 ans.

4. Gestion à distance de l'imprimante

Tant d'entreprises fonctionnent à distance ou avec une configuration hybride, ce qui peut rendre l'impression plus compliquée. Vous pourriez trouver que vous avez besoin de gérer le matériel sur plusieurs sites et de surveiller l'utilisation supplémentaire qui vient avec cela - ce qui prend beaucoup de temps et d'efforts si vous achetez des imprimantes ad hoc. Il vous reste souvent plusieurs appareils et peu de connaissances sur leur efficacité ou leur coût, ce qui peut être difficile à manipuler.

Un service comme MPS facilite la gestion d'autant d'imprimantes que vous le souhaitez, avec le portail client vous permettant de suivre les statistiques clés de chacune d'elles.

Un service d'impression géré assure le suivi des éléments suivants :

• Performances de l'appareil
• Utilisation de l'appareil
• État du périphérique pour éviter les temps d'arrêt

5. Évolutivité au sein de votre organisation

Même si vous n’utilisez qu’une seule imprimante, cela ne signifie pas que vous le serez toujours. De nombreuses petites entreprises ont des ambitions de croissance. Il pourrait donc y avoir un moment où vous aurez besoin de plusieurs imprimantes dans différents endroits. Le service d’impression géré de Brother s’adapte à votre entreprise, en s’adaptant pour fournir les consommables, les imprimantes et le soutien de maintenance dont votre entreprise a besoin à mesure qu’elle se développe. Les outils et fonctionnalités gratuits vous permettent également d'exporter facilement les paramètres d'une imprimante vers toues les autres  imprimantes couvertes par votre service d'impression géré. Avec chaque imprimante incluse dans le même service, il ne pourrait pas être plus facile de s'étendre sur d'autres sites ou emplacements d'impression.

6. Facilité d'inscription

Si vous êtes intéressé par un service d’impression géré mais que vous êtes rebuté par un processus d’intégration fastidieux, soyez assuré que ce n’est pas aussi compliqué que vous pourriez le penser. Une fois que vous avez pris contact, le processus d’inscription réel est rapide et simple - et il y a une clarté complète sur tout ce qui est inclus dans votre contrat. Vous pouvez même choisir parmi un forfait fixe avec un nombre de pages défini, ou l'option de payer à mesure que vous imprimez. C'est un investissement dans la simplicité, avec le peu de temps supplémentaire au début delivering des avantages précieux pour le long terme.

Les consommables automatiques, la rentabilité, la gestion à distance, le support technique fiable et l'inscription facile facilitent l'impression. Et lorsque vous choisissez MPS de Brother, vous recevrez des imprimantes aux normes professionnelles dotées de la technologie la plus récente, parfaitement adaptées aux petites entreprises comme la vôtre.

Donc, avant d'acheter votre prochaine imprimante, assurez-vous d'envisager un service d'impression géré. Si vous souhaitez en savoir plus sur tous les avantages et tout ce qui est inclus, visiter la page MPS dédiée. Ou pour plus de conseils sur la façon dont MPS peut aider les petites entreprises en particulier, jetez un œil à cette interview avec Phil White, expert en impression de Brother.

Prêt à démarrer avec un service d'impression géré ? Remplissez le formulaire de contact et un membre de l'équipe Brother vous contactera.

* Brother enquête ITDM, menée par Savanta